Verwaltung leicht gemacht

Lässt sich mit ProMX 365 Smart Funding der Verwaltungsaufwand einer Stiftung minimieren?

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Verwaltung digital
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Wir halten immer die Augen und Ohren offen für Lösungen, die den Stiftungsalltag erleichtern können. Deshalb haben wir die Software proMX 365 Smart Funding auch mal genauer unter die Lupe genommen und uns das Webinarvon proMX und Microsoft natürlich nicht entgehen lassen. Die proMX-Stiftungsexperten haben en detail erläutert, was das Tool kann, wir nennen an dieser Stelle noch einmal die Essentials des Webinars.

Zunächst aber erst einmal etwas Einführendes, damit Sie wissen, von wem wir sprechen. proMX ist ein Microsoft Dynamics-Partner und bietet unter anderem Lösungen für ein reibungsloses Tagesgeschäft von Unternehmen, aber auch von Stiftungen und NPO’s, an. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten im Bereich der Spendenorganisation und Projektplanung mit proMX 365 Smart Funding über die Microsoft Dynamics-Plattform vor.

Microsoft Dynamics ist eine Plattform, die wichtige Prozesse und Daten in einem Unternehmen, einer Stiftung oder NPO zusammenführt und diese durch intelligente Verknüpfung mit der entsprechenden Software übersichtlich und konfigurierbar abbildet. Für die Entwicklung dieser Software kooperiert Microsoft mit verschiedenen Partnern, unter anderem proMX. Bei der hier vorgestellten Software proMX 365 Smart Funding soll es sich um eine kostengünstige Anwendung halten, welche Stiftungen und NPO’s bei der täglichen Arbeit unterstützt, beispielsweise bei der Spendenverwaltung oder in der Projektplanung. Wie das geht? Mit einer geballten Ladung an KI-Power.

Fundraising mit KI

Ein Beispiel: Versenden Sie noch Spendenaufrufe per Post? Wenn ja, sind Sie eine von noch vielen Stiftungen, die Fundraising auf diese Art angehen. Aber welches Feedback kann mir ein Brief geben, außer der Anzahl und Höhe von Spenden, die auf den Aufruf im Spendenkonto eingehen? Wer hat den Brief tatsächlich geöffnet? Wann wurde dies getan und wie oft wurde der Brief gelesen? Es liegt in der Natur der Sache eines Briefes, solche Informationen nicht preisgeben zu können. Anders kann der Spendenaufruf per E-Mail funktionieren: Mithilfe künstlicher Intelligenz lässt sich über Anwendungen wie proMX 365 Smart Funding nachverfolgen, auf welche Resonanz der Spendenaufruf wirklich getroffen ist. So lässt sich das Fundraising zielgruppenorientiert und effektiver gestalten.

Das Prinzip Apfelbaum

Der LBV macht es vor

Wer Lösungsanbieter sein will, muss auch echte Lösungen anbieten. Eine intensive Partnerschaft zwischen dem LBV (Landesbund für Vogelschutz e.V.) und der proMX begann mit dem Wunsch der LBV nach einer einfacheren und effektiveren Methode, Spendenbescheinigungen zu generieren. Bei 100 000 Jahresbescheinigungen plus zahlreichen Einzelbescheinigungen pro Jahr ist jedes Arbeits- und Zeitersparnis Goldwert.

Erstellt wurden die Bescheinigungen durch ein intelligentes System auf der Microsoft Dynamics-Plattform, auf das wir gleich noch näher eingehen werden. Mit wenigen Mausklicks gelangen die Bescheinigungen dann per Mail an die Spender und Spenderinnen, die über einen Link Ihre Spendenbescheinigung abrufen können. Zusätzlicher Bonus: Die Briefmarken für den Versand der Spendenbescheinigungen hat sich der LBV durch die digitale Version auch gleich gespart. 

Vom Spendeneingang…

Bereits mit Eingang einer Spende auf dem Stiftungskonto wird dies mithilfe einer Verknüpfung des Bankkontos und proMX 365 Smart Funding auf der Microsoft Dynamics-Plattform erfasst. Über die proMX-Anwendung werden diese importierten Kontoumsätze dann zu den bereits bestehenden Daten zu Spendern auf der Plattform durch Namen, IBAN und sogar über den Verwendungszweck zugeordnet. Das System bietet somit eine Vorsortierfunktion. Dabei gilt, wie bei jeder KI: Je mehr, desto besser. Je mehr Prozesse über die Plattform laufen, desto besser kann die Software die Daten abgleichen und zueinander zuordnen. So kann die Anwendung nicht nur den entsprechenden Spender identifizieren, über den Verwendungszweck kann es die Spende auch einer bestimmten Kampagne zuordnen, was Rückschlüsse auf die Resonanz zulässt.

Chatbot / Blogbot

… zur Spendenbescheinigung

Am Beispiel der LBV lässt sich gut zeigen, wie schnell eine Spendenbescheinigung erstellt werden kann. Entweder sind dies Einzel- oder Jahresbescheinigungen. Da die Daten sich bereits auf der Microsoft Dynamics-Plattform befinden, ist das Erstellen und Versenden eine Sache von nur wenigen Mausklicks. Ob ein Spender oder eine Spenderin eine Einzel- oder Jahresbescheinigung präferiert, ist im System vorgemerkt. Somit können neue Buchungen gleich nach der entsprechenden Präferenz gefiltert werden. Anschließend lassen sich die Bescheinigungen ausdrucken oder, wie es der LBV bei Jahresbescheinigungen vorsieht, direkt als E-Mail versenden. Über die E-Mail kann der oder die Empfängerin die Spendenbescheinigung dann sicher über einen Link aufrufen. Diese Prozesse lassen sich selbstverständlich je nach Vorliebe der Stiftung bzw. NPO anpassen.

Projektplanung step-by-step

Über die Microsoft Dynamics-Plattform kann man mit proMX 365 Smart Funding auch den Überblick über die laufenden Projekte behalten. Die Darstellung auf der Plattform besticht hier wieder durch Übersichtlichkeit und einfacher Steuerung: Anhand der Navigationsleiste lassen sich einzelne Projekte nach unterschiedlichen Kriterien auswählen, worauf sich eine Übersicht über die Eckdaten zu dem jeweiligen Projekt öffnet und durch einen weiteren Klick die Projektdetails zum Vorschein kommen. Besonders schön: Alle Projekte lassen sich auch als Timeline verbildlichen, anhand der sich die vergangenen und zukünftigen Schritte nachvollziehen und planen lassen.

Zusammengefasst

Statt vieler einzelner Programme und manuellem In- und Exportieren scheint proMX 365 Smart Funding auf der Microsoft Dynamics-Plattform drei entscheidende Vorteile zu bieten: Übersichtlichkeit, Schnelligkeit und Interoperabilität. Wenn KI das Spendenmanagement und die Projektplanung vereinfachen können, warum sollten sich auch nicht Stiftungen diesen Vorteil zunutze machen? Die individualisierbaren Konfigurationen mit der Software könnten für all jene Stiftungen attraktiv sein, die ihre eigenen Prozesse optimieren und beschleunigen wollen – damit auch noch genügend Zeit bleibt für die anderen wichtigen Aufgaben im Leben einer Stiftung.