Stiftungssoftware ist kein Druckerpapier

Drei Fehler, die Stiftungen bei der Auswahl neuer Stiftungssoftware vermeiden sollten

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Fehler Auswahl Stiftungssoftware
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Die Auswahl einer neuen Stiftungssoftware ist anders zu handhaben als das Ausprobieren eines neuen Druckerpapiers. Es gibt viele Dinge, die bei der Auswahl von Stiftungssoftware zu beachten sind, vor allem aber gibt es Fehler, die es dringlich zu vermeiden gilt. Das Problem ist ja schnell zu verstehen. Passt das neue Druckerpapier nicht, wird es getauscht, der Schaden hält sich in Grenzen. Bei der neuen Stiftungssoftware verhält es sich anders. Passt die nicht, leidet schnell die gesamte Organisation.

Es gibt da einen Satz, den kennt jeder, der mal die Sinnlos-Anrufe ein wenig verfolgt hat. „Bei mir kopiert sich die VGA.exe in die Config.sys ohne eingestellte Interrupts, und das ohne Exclude-Befehl“ ruft ein Anrufer in den Hörer seines Telefons. Am anderen Ende der Mitarbeiter einer Computer-Hotline einer großen Technik-Kette. Es entwickelt sich ein Gespräch, dass es so gar nicht geben dürfte, aber dennoch könnte es durchaus der Realität entspringen. Denn die IT ist einfach etwas, mit dem Viele fremdeln. In Stiftungen umso mehr, als dass Stiftungssoftware in der Regel nicht aus einem Guss daherkommt, sondern stiftungsspezifische Vorgaben abdecken muss. Schnell schießt die Diskussion über das Ziel hinaus, es wird über Details gesprochen, die ohne eine passende übergeordnete Lösung völlig irrelevant sind. Die Auswahl von neuer Stiftungssoftware ist also fehlerbehaftet. Wir habe drei davon identifiziert.

Kennen Sie Ihre Anforderungen, dann klappt’s auch mit der neuen Stiftungssoftware

Der erste Fehler ist immer das generelle Schauen. Was gibt es denn so für Stiftungssoftware. Derlei zäumt das Pferd von hinten auf, es führt in eine falsche Richtung. Denn natürlich sind Softwarehäuser gut darin, immer neue innovative Softwareprodukte zu kreieren, allein ob sie für die stiftungsspezifischen Anforderungen passen, das steht auf einen anderen Blatt. Sie müssen für Ihre Stiftung genau wissen, was sie brauchen, sie müssen den Bedarf an Stiftungssoftware konkret kennen. Sie müssen die Probleme kennen, die durch die Software gelöst werden sollen. Sie müssen Ihre Notwendigkeiten ganz genau definieren, bevor sie sich auf den Weg in den Softwaredschungel machen. Kennen sie ihre Bedarfe nicht haargenau, werden Sie sich im Stiftungssoftware-Dschungel verlieren. Vor allem aber verlieren Sie Zeit, die Sie in der täglichen Stiftungspraxis eigentlich nicht haben.

#FreitagsPodcast-Tipp:
Mit dem Stiftungsexperten Dr. Helmut Klöters von proMX sprachen wir über Anforderungen von Stiftungssoftware im Allgemeinen, aber auch darüber, was eine Stiftungssoftware in jedem Fall können muss.

Der Balanceakt zwischen Standardlösung und individueller Lösung

Bei zweiten Fehler, den Stiftungen bei der Auswahl von Stiftungssoftware machen können, geht es ein wenig um die Eitelkeit. Viele Stiftungen arbeiten vor allem mit großen Anbietern. Die Großen sind lange da, werden noch lange da sein, da wissen wir, was wir bekommen. Das stimmt, und in vielen Fällen gibt es einen Match, aber in manchen Fällen ist es eben doch so, dass kleinere Anbieter von Stiftungssoftware vielleicht besser auf die Bedürfnisse bzw. die Bedarfe einer Stiftung eingehen können. Das ist dann der Weg weg vom Standard, hin zur individuellen Lösung. Das mag in der kurzen Frist mehr Aufwand bedeuten, einen längeren Weg eben. Aber langfristig gewinnt die Stiftung sicherlich an Leistungsfähigkeit hinzu. Wie gesagt, eine individuelle Lösung ist nicht für alle Stiftungen eine Idee, eine Anregung für so manche ist sie aber schon.

Schon im Prozess der Auswahl der neuen Stiftungssoftware die Mitarbeiter mitnehmen

Für den dritten Fehler, den Stiftungen bei der Auswahl von Stiftungssoftware machen können, müssen wir die Personalebene bemühen. Woran scheitert das Implementieren von neuer Software, das Begeistern für eben diese? Genau, Sie ahnen es. Die Mitarbeiter werden nicht mitgenommen. Ein Mitarbeiter aber, der für eine Softwarelösung nicht begeistert wird, der deren Nutzen nicht direkt sieht, der wird die neue Stiftungssoftware nicht nutzen. Ist eine ganz einfache Überlegung, aber bereits bei der Auswahl der neuen Stiftungssoftware die Mitarbeiter einbinden, die dann damit arbeiten müssen, gibt dem Projekt eine hohe Gelingens-Chance.  Scheitert die neue Stiftungssoftware aber an der Mitarbeiter-Barriere, wird die Stiftung künftig dysfunktionaler sein, da der Mitarbeiter immer noch eine alte Lösung oder eine Improvisation nutzen wird. Da geht dann schnell viel durcheinander, aber eben nur wenig voran.

Zusammengefasst

Es sind manchmal die kleinen Dinge, die in der täglichen Stiftungspraxis große Veränderungen bewirken können. Die Anforderungen an eine neue Stiftungssoftware genau definieren , dazu die Mitarbeiter bereits bei der Auswahl der neuen Stiftungssoftware miteinbinden, dann kann das Projekte ‚neue Stiftungssoftware‘ schnell in die richtige Richtung laufen. Genau das wollen Stiftungen ja, und Anrufe beim IT-Dienstleister, dass sich irgendwas irgendwann irgendwohin kopiert, die gibt es dann auch nicht mehr.