Mit Software tun sich viele Stiftungen hart

Wie ich in einem ersten Schritt an das Suchen einer passenden Stiftungssoftware gehen würde

30
Stiftungen und die passende Stiftungssoftware
Lesezeit: 6 Minuten

Digitalisierung. Diese immer gleiche Antwort auf die immer gleiche Frage beschäftigt natürlich auch Stiftungen. Jedoch sind es eben nicht nur Themen wie Website, Newsletter oder Social Media, denen sich Stiftungen speziell widmen müssen, es braucht auch das Beschäftigen mit der richtigen Auswahl von Software im Allgemeinen. Denn ohne Software ist oft alles nichts, und mit der falschen Software ist auch nichts gewonnen. Die folgenden 6 Schritte sollen Stiftungen dabei helfen, dass sie sich bei der Softwareauswahl nicht so harttun.

Mit der Auswahl von Software verhält es sich wie mit einem Business-Anzug. Der Standard von der Stange sitzt irgendwie und löst das Problem des „Ich brauche einen neuen Anzug“ hinreichend, aber eben bei weitem nicht zufriedenstellend. Bis der Anzug perfekt sitzt und Mann sich darin wohlfühlt, muss am Saum etwas ausgelassen, hier und da etwas gerafft und am Sakko die Ärmellänge gekürzt werden. Mit Software ist es ganz ähnlich. Natürlich kann sich eine Stiftung einfach eine Standardsoftware bestellen, diese implementieren und dann die Arbeitsabläufe auf die Software anpassen, aber das passt dann hinten und vorne nicht, wie der Anzug vor der Stange. Seltenst werden dadurch zudem die Prozesse in einer Stiftung im Ganzen besser, oft wird einfach ein Arbeitsschritt leichter und schneller, der ganze Prozess jedoch kommt nicht so recht voran. Auch Stiftungen brauchen also ein passenden Softwareprodukt für ihre ganz individuelle Anforderung, und vor diesem Hintergrund ist es gut, dass es mittlerweile doch einige Lösungen für Stiftungen auf dem Markt gibt. Bis dahin ist es aber noch ein Stück des Weges, beginnen sollte eine Stiftung immer damit, das Ziel einer Investition in Software festzulegen.

SCHRITT 1: DEFINIERE DAS ZIEL

Womit wir bei Schritt Nummer 1 wären. Zunächst einmal braucht es eine Analyse, für was eigentlich Software angeschafft werden soll. Soll einfach das Fundraising professioneller gemacht werden und mit ihm die Spenderverwaltung – was heute eine ganz oft vorgetragene Aufgabenstellung seitens Stiftungen und Vereinen ist –, dann ist die Aufgabenstellung etwas einfacher, denn das was das Softwaretool können soll, ist als Ziel recht einfach zu bestimmen. Die Software soll dabei helfen, Spenden professioneller einzuwerben und überhaupt professionelles Fundraising betreiben zu können. Komplizierter wird es für eine Stiftung, wenn Fundraising nur eine Unterfunktion eines Softwarerahmens sein soll, auf dessen Basis die Stiftung insgesamt in allen Bereichen ihre Abläufe und Prozesse digitaler und damit professioneller und zukunftsfester macht. Ist das die Aufgabenstellung, muss das Ziel deutlich granularer formuliert werden. Stiftungen müssen dann also die konkreten Aufgaben formulieren, die über die Software effizienter gelöst werden sollen und dort am besten auch Anforderungen für einzelne Tools formulieren.

Sprich: Will ich als Stiftung meine Verwaltungsabläufe gänzlich ins Digitale überführen, braucht es eine belastbare Prozessketten, die formuliert werden müssen und in der einen Software zusammenlaufen. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, um beim Thema Fundraising zu bleiben, das komplette Spenderuniversum in eine Datenbank zu überführen und dann ausgehend von dieser Datenbank bestimmte Funktionalitäten zu definieren, was ich als Stiftung also mit den Daten anstellen möchte. Möchte ich beispielsweise nur diesen Kreis an Spendern einmal im Quartal ansprechen, braucht es keine Kampagnenfunktion der Software. Möchte ich diese Ansprache per Brief erledigen, weil dies in der Vergangenheit erfolgreich war, dann braucht es ein Tool, mit dem ich schnell neue Textbausteine in bereits existierende Briefe einfügen kann und das dann einen neuen Serienbrief „ausspuckt“. Möchte ich dagegen Online-Kampagnen fahren, brauche ich zu meiner Datenbank sicherlich ein Clustertool, mit Hilfe dessen ich Präferenzen meiner bisherigen Spender herausfiltern kann und in das ich auch neue Datensätze potentieller Spender hineinlaufen lassen kann. Alles in allem muss ich mir als Stiftung mein Ziel, das eine neue Software erfüllen soll, genau überlegen und dieses am besten in ein Pflichtenheft überführen. Das macht die Anforderungen auch für den Softwareanbieter greifbarer.

SCHRITT 2: ANALYSIEREN SIE DEN MARKT FÜR STIFTUNGSSOFTWARE

Nach der Definition des Ziels, womit das Projekt Software immer noch recht abstrakt ist, kommt die Recherche. Eine Marktrecherche, eine Markterkundung, dient in der Regel dazu, zu erfahren, was es für Software-Produkte am Markt überhaupt gibt und welche ob ihrer Funktionalität für meine Stiftungsarbeit geeignet sind. An diesem Punkt ist es umso wichtiger, dass das Ziel passend formuliert ist, denn dem falschen Ziel folgend wird die Software mit Sicherheit nicht die passende sein. Softwareangebote zu analysieren, dazu hilft erst einmal zu schauen, wer denn unter dem Suchbegriff „Stiftungssoftware“ überhaupt zu finden ist.

Was in solchen Fällen immer hilft ist eine kleine Liste mit den Punkten, die Ihnen als Stiftung bei dem jeweiligen Softwareprodukt wichtig sind. Suchen Sie eine Software, um die „betrieblichen“ Abläufe zu optimieren, dann bringt eine Fundraising-Software wenig. Also gilt: Kleine Strichliste mit den Anforderungen anfertigen und die ersten 12 bis 15 Softwareangebote aus dem Internet damit abgleichen. Hilfreich sind auch beispielsweise der Software–Guide des Fundraiser-Magazins, hier ist der Überblick schnell bewerkstelligt, auch sind beim Bundesverband Deutscher Stiftungen einige Softwareanbieter an Bord. Und natürlich empfiehlt sich ein Blick in der Themenfeld IT/Software auf stiftungsmarktplatz.eu

SCHRITT 3: FRAGEN SIE BEI DEN IN FRAGE KOMMENDEN SOFTWARE-ANBIETERN ANGEBOTE AN

Sofern Sie Softwareprogramme gefunden haben, die auf Ihre Anforderungen passen könnten, ist es hilfreich, ein konkretes Angebot von den Softwareanbietern anzufordern. Formulieren Sie das, was Sie von der Software erwarten, skizzieren Sie aber auch das, was „drumherum“ vom Softwareanbieter geliefert werden muss. Gemeint ist hier Unterstützung bei der Einführung des Softwareprogramms und etwaige Schulungen entlang der Funktionalitäten. Erläutern Sie auch die systemischen Voraussetzungen ob Sie beispielsweise schon mit einer Cloud arbeiten, derlei bringt neue Kriterien für die Softwareauswahl auf den Tisch. Sie sollten hier relativ offen schildern, was Sie brauchen, denn nur wenn das Angebot komplett ist, können Sie final in die Ressourcenplanung gehen. Erhalten Sie ein unvollständiges Angebot für ein Softwarepaket, bei dem zu viele weiche Kosten noch eventuell dazukommen können, macht dies das Planen der Aufwendungen umso schwieriger. An dieser Stelle sollten Sie auch nicht unterschätzen wie frustrierend es sein kann, wenn Software Stück für Stück und nie aus einem Guss implementiert wird.

SCHRITT 4: LASSEN SIE SICH DIE BESTEN SOFTWARELÖSUNGEN PERSÖNLCH ERKLÄREN

Angenommen, Sie machen eine Markterkundung bei besagten 12 bis 15 Softwareanbietern, dann macht es Sinn, sich mit den aus Ihrer Sicht besten Angeboten eingehend, und zwar in einem persönlichen Gespräch, zu beschäftigen. Lassen Sie sich hierfür vorab eine Demoversion zusenden, am besten mit direktem Stiftungsbezug, und prüfen Sie, ob die von Ihnen definierten Kriterien vom gelieferten Softwareprogramm auch tatsächlich mit Inhalt gefüllt werden können. Die Demo sollte sehr nahe an der Realität entlang zeigen, was das Programm „kann“, und der Anbieter sollte bereits an dieser skizzieren, ob er in der Lage ist, die Vorgaben Ihrer Stiftung auch wirklich umsetzen zu können. Das persönliche Gespräch sollte dann zwischen den Verantwortlichen Ihrer Stiftung und den Produktspezialisten stattfinden und von großer Offenheit geprägt sein. In der Regel werden die Funktionalitäten en suite erörtert, aus der Präsentation ergeben sich dann offene Punkte, die ausgiebig zu diskutieren sind. Kann ein Programm eine Anforderung nicht zur vollsten Zufriedenheit erfüllen, sollten Sie sich nicht direkt auf die Kompromissebene bewegen. Eine Softwarelösung ist ein Ansatz, Ihre Stiftung professionell(er) zu organisieren, für Kompromisse ist hier nicht wirklich Platz.

SCHRITT 5: LASSEN SIE SICH DAS PREISMODELL EXAKT ERÖRTERN

Kommen zwei oder drei Softwarelösungen in die engere Wahl, ist natürlich das Preismodell ein ganz entscheidender Faktor. Software ist in der Regel eine Einmalinvestition, dazu kommen noch laufende Kosten etwa für Wartung oder Updates. Ebenfalls muss für das Einrichten der Software ein einmaliger Betrag aufgewendet werden. Solch eine Investition hat also auch immer budgetäre Wirkung, die in der Regel nicht nur das laufende Fiskaljahr, sondern auch die folgenden betrifft, insofern muss eine Softwarekalkulation immer sämtliche Budgetgrößen, also einmalige und folgende Beträge, berücksichtigen. Modern sind auch für Stiftungen solche Modelle, bei denen sie abonnementmäßig Bausteine erwerben, gegen eine kleine monatliche Gebühr. Solche Modelle sind mit dem klassischen Budgetmodell zu vergleichen, und es kann gut sein, dass dieses Modell dann bevorzugt wird, ob der kleinen monatlichen Aufwendungen, denen auch nur überschaubare Implementierungskosten vorausgehen. Für mich stellen Abonnement-Modelle mit einem stiftungsspezifischen Support eine Kombination dar, die für Stiftungen ausgehend von der IST-Situation im Jahr 2020 geeignet sein dürften.

SCHRITT 6: DIE AUSWAHL DER SOFTWARE

So Sie die Markterkundungen bewältigt, die Anforderungen formuliert und das Preismodell studiert haben, geht es an die Auswahl „IHRER“ Stiftungssoftware. Sie sollten hier dann den für Sie wichtigen Punkten Gewichtungen zuweisen, also beispielsweise Funktionalität vor Preis vor Implementierung stellen, und damit ersteres am höchsten und letzteres am niedrigsten gewichten. So kommen Sie dann zu einem Ergebnis, und zur für Sie passenden Stiftung. Sicherlich dürften es bei einzelnen Anwendungen wie etwa Fundraising die Funktionalität und auch der Preis sein, weniger die Kosten, denn solche Tools sind – da additive Werkzeuge – in der Regel fair und für Stiftungen machbar gepreist. Beim grundsätzlichen Neuaufsatz der Softwareinfrastruktur dürfte der Preis höher gewichtet sein, aber auch das Thema fortlaufende Betreuung und auch die Frage, wie Update in welcher Frequenz „gefahren“ werden. Bei Abo-Lösungen, häufig cloud-basiert, dürfte es neben dem Pricing auch die Datensicherheit sein, die gewichtig ist, ebenso das schnelle Herauf- und Heruntersetzen des Leistungsumfangs.

ZUSAMMENGEFASST

Die Auswahl von geeigneter Stiftungssoftware ist keine leichte Angelegenheit, manchmal gleicht derlei einer Irrfahrt, erst recht wer einfach mal drauf los suchmaschint. Unsere Gedanken zur Auswahl einer Stiftungssoftware, gepresst in 6 Schritte, haben sicherlich nicht den Anspruch, vollumfänglich zu sein. Aber sie geben Anregungen für eine Pflichtaufgabe, an der Stiftungslenkerinnen und -lenker nicht vorbeikommen werden, denn dass eine Stiftung künftig umso leistungsfähiger – und damit auch relevanter – sein wird, je aufgeräumter sie IT-seitig aufgestellt ist, das dürfte kein Geheimnis mehr sein. Nur wenn sich eine Stiftung hier heute richtig aufstellt, dann ist Digitalisierung nicht nur die Antwort auf die Frage, was erfolgreiche Stiftungsarbeit künftig auch ausmachen wird, dann ist sie der Schlüssel.