Bei Stiftungssoftware den richtigen Weg zu finden, ist für viele Stiftungen immer noch sehr aufwändig. Außerdem dauert es. Aber wie wusste schon Marie Curie: Der Weg zum Fortschritt ist weder kurz noch unbeschwerlich. Stiftungen werden sich also früher oder später auf den Weg machen müssen beim Thema Stiftungssoftware. Wir haben versucht, diesen Prozess einmal in wenigen Schritten zu verdichten.
In Vorbereitung auf ein Webinar zum Thema Spendenmanagement haben wir mit dem Stiftungsexperten Dr. Helmut Klöters gesprochen. Wir trafen uns in Dortmund, nahmen gemeinsam eine Folge #FreitagsPodcast auf. Was bei mir vor allem aus diesem Gespräch hängenblieb war, Stiftungssoftware viel umfassender zu denken. Denn wenn Stiftungssoftware richtig eingesetzt würde, so Helmut Klöters, dann könnten Stiftungen enorme ressourcenseitige Einsparungen erringen. Sie würden schlicht Personal weniger für IT-Fragen als vielmehr für Projekt-Fragen einsetzen können. Dies setzt aber den Einsatz von Software voraus. Vor diesem steht aber wiederum eine Prozessanalyse. Immer noch viel zu viele Stiftungen wissen gar nicht so recht, wo sie beim dem Thema IT ansetzen sollen. Sie wissen nicht, wo sie stehen. Wer aber nicht weiß wo er steht, dem tun sich die richtigen Wege nur selten auf.
Bestätigen Stiftungen ihre Spenden zeitnah?
Eine Prozessanalyse setzt voraus, dass Stiftungen und ihre Verantwortlichen ‚Butter bei die Fische‘ geben. Sie müssen also ihre Prozesse einmal offenlegen. Wir schauen mal auf den Themenkreis Spende. Fragen, die hier aufgeworfen werden dürften, könnten die folgenden sein: Wie werden Spenden überhaupt und wenn ja zeitnah bestätigt? Werden Spenden so bestätigt, dass der Spender dies direkt steuerlich einbringen kann? Werden Spenden so abgelegt und verarbeitet, dass in der Kommunikation direkt personenbezogen angeknüpft werden kann? Sind die Spenderdaten aktuell? Gibt es Karteileichen im SpenderInnenkreis? Hieran lässt sich sehr schön veranschaulichen, auf welchen Ebenen der Spendenprozess analysiert wird. Nur eine solch feingliedrige Analyse aber öffnet der passenden Stiftungs(spenden)software die Tür.
Event-TIPP:
Das Webinar zum Spendenmanagement von Stiftungen, am 2.6.2022 ab 9 Uhr mit den Stiftungsexperten von proMX. Alle Details zur Veranstaltung finden Sie hier.
Ein Spenderdatensatz muss genutzt werden
Die Frage wie Spenden bestätigt werden, zeigt, wie eine Spende abgearbeitet wird. Weitere Fragen schließen sich an. Wird die Spende digital bestätigt, per Hand, und vor allem: automatisiert? Wird der Spender mit seinen Daten in eine Datenbank überführt? Wird quasi ein key account festgelegt? Wird die Spende zeitnah bestätigt, werden Spenden gesammelt und erst nach gewisser Zeit bestätigt? Solche Details legen relativ klar offen, wo die Stiftung steht. Die Frage der Spenderdaten ist zudem eine, die für Stiftungen extrem wichtig ist. Denn der Datensatz allein nützt ja nichts. Aber wie wäre es, wenn ein Spender über einen Newsletter gezielt mit weiteren, auf ihn zugeschnittenen Inhalten „versorgt“ werden könnte? Wenn die Aufnahme der Spende von vorn herein darauf abzielt, den Spender direkt zum Dauerspender zu machen? Wenn also die zweite Spende im Blickpunkt steht?
Wenn der Newsletter zum Katalysator wird
Diese Fragen sind, die in einer Prozessanalyse beantwortet werden müssen. Darüber legen sie die Basis, die passenden Softwarelösungen zu finden. Denn wer weiß, wo er sich befindet, der wird einen Weg finden, zum definierten Ziel zu gelangen. Wie könnte solch ein Ziel bei einer spendensammelnden Stiftung ausschauen? Das Ziel könnte sein, eine Spende direkt automatisiert zu erfassen und zu bestätigen. Hierüber kommt eine Stiftung mit dem Spender auf eine Kontaktebene. Daraus abgeleitet kann der Spender ab dem nächsten Newsletter mit für ihn besonders spannenden Fakten und Geschichten informiert werden. Ebenfalls daran angelehnt werden wird der Spender auch dort informiert, wo er social-media-seitig unterwegs ist. Die Arbeitszeit der Stiftung an einer Spende reduziert sich von bspw. 95 Minuten auf 7,5 Minuten. Das setzt Ressourcen bei den Mitarbeitern frei.
#FreitagsPodcast-TIPP:
Mit Dr. Helmut Klöters von proMX sprachen wir auch im Vorgriff auf das Webinar am 2.6.2022 über das richtige Verwalten von Spenden im täglichen Stiftungsalltag und welche Rolle die richtige Spendensoftware hierbei spielen kann.
Stiftungssoftware bedeutet nicht immer viel Aufwand
Mit diesem Ziel im Gepäck kann es dann an die Auswahl der Softwaretools gehen. Diese unterscheiden sich teils ganz erheblich vom Aufwand her. Manche brauchen viel Upfront-Service, also sehr viel Aufwand bei der Installation. Wiederum andere Lösungen benötigen viel Mitarbeitszeit im Zuge der Nutzung, etwa durch Schulungen. Stiftungen sollten hier genau abwägen, was ihnen wichtiger ist. Auch sollten sie den Aspekt Cloud definitiv in ihren Überlegungen einen Platz geben. Software, installiert auf einem Rechner im Stiftungsbüro, nutzt ggf. wenig, wenn ich eine home office-Regelung anberaumen muss. Solche Softwareaufsätze passen unter Umständen gar nicht mehr in die Zeit. Zudem laufen stationäre Hardware-Ausrüstungen in Stiftungen bspw. einer mobil-effizienten Spendensoftwarelösung entgegen. Stiftungen müssen sich aber vermutlich künftig eher mit letzterem auseinandersetzen.
Wie viele Arbeitsplätze arbeiten mit der Softwarelösung
Die Softwareauswahl hat immer auch etwas mit den Arbeitsplätzen zu tun. Wie viele Mitarbeiter sollen mit der Software arbeiten, das ist eine ganz wichtige Frage. Denn je nach Arbeitsplatz werden Lizenzen für die Nutzung einer Software erworben. Gibt es aber Pakete, bei denen für Non Profits ggf. 5 Arbeitsplätze zunächst gratis aufgesetzt werden, relativieren sich die Kosten pro Arbeitsplatz. Auch gibt es mittlerweile Programme, über die Stiftungen und andere Non Profit-Organisationen günstig an Hardware kommen. Dies ist wichtig, weil viel altes PC-Gewerk häufig nicht mehr mit den neusten Softwarelösungen korrespondiert. Sprich: Neue Software läuft selten gut auf ollen Rechnern. Budgetseitig gibt es also viele Optionen, die Stiftungen mittlerweile haben. Einfach nur ein Software-Paket kaufen, das ist es heute nicht mehr.
Eine RoadMap hilft beim Orientieren
Schließlich sollten Stiftungen, so präpariert, eine Art RoadMap skizzieren. Ausgehend von der Aufnahme der Problemstellung sollte dort die Ziele, die administrativen Anpassungen, die Kriterien bei der Suche nach der richtigen Stiftungssoftware vermerkt werden. Das klingt jetzt erst einmal trivial, ist es aber nicht. Zu oft wird direkt mit der Suche nach der Stiftungssoftware angefangen. Getreu dem Motto: Wir fundraisen jetzt auch mal digital. Hier kommen dann eigentlich nur suboptimale Ergebnisse heraus. Stiftungen brauchen hier eine genaue Genese der Situation, der Ziele und der Rahmenparameter. Andernfalls wird die passende Stiftungssoftware nicht als Ergebnis hinten rauskommen. Und dann macht es auch keinen Sinn, den Weg zu gehen. Dann ist Software einfach nur beschwerlich. Wir denken an Marie Curie.
Zusammengefasst
Die richtige Stiftungssoftware zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Aber sie ist eine machbare Aufgabe. Denn dass es zu sämtlichen Problemen von Stiftungen heute auch schon Softwarelösungen gibt, das ist Fakt. In vielen Stiftungen jedoch ist der Weg dorthin noch nicht klar. Eine Prozessanalyse hilft hier weiter, ein Vergleich der am Markt befindlichen Softwarelösungen sowieso. Schließlich braucht es natürlich den roten Faden, hier mal neudeutsch RoadMap genannt. Stiftungssoftware ist eben aus Stiftungssicht kein Selbstläufer, aber wenn Stiftungen den Schritt mal gegangen sind, dann läuft es von selbst. Für spendensammelnde Stiftungen sind das gute Nachrichten.
