Prozess vs. Projekt vs. Performance

Corona-Krise aktuell: Warum die Digitalstrategie einer Stiftung keine Frage der digitalen Bausteine allein ist

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Prozess vs Projekt vs Performance
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Sie kennen das sicher, obwohl momentan kein Bundesliga-Fußball gespielt wird. Manchmal ist die Summe aus elf einzelnen Spielern einfach nur elf, und manchmal ist die Summe der Leistungen der Einzelspieler etwas oder ein ganzes Stück mehr als elf. Das unterscheidet eine gute von einer sehr guten und eine sehr gute von einer Spitzenmannschaft. Für ihre Digitalstrategie sollten sich Stiftungen hieran Anleihen nehmen, aber auch bei Thomas Edison, dem Erfinder der Glühlampe, sollten sie einmal nachschlagen.

Der jüngste Aufruf unter anderem der Spitzenverbände des Dritten Sektors, diesen vielfältig zu unterstützen, erhielt auch einen Passus zur Digitalisierung. Es braucht Unterstützung, um Digitalisierungsprojekte in Stiftungen und Vereinen voranzubringen, so las es sich aus dem offenen Brief heraus. Das brachte und bringt mich aber zu der Frage, was ist eigentlich Digitalisierung im Stiftungssektor, was es bedeutet, hier Projekte voranzubringen und auf welchen Ebenen bewegt sich das Ganze eigentlich? Zugegeben, wir werden an dieser Stelle nicht alles beantworten können, aber ein paar Gedanken formulieren wir dazu dann doch. Denn Digitalisierung ist nicht die Antwort auf alle Fragen, die sich Stiftungen heute zu ihrer Zukunft stellen. Digitalisierung ist viel mehr als der Einsatz von Software oder das Fundraising via Crowd Funding. Digitalisierung ist letztlich eine Hausaufgabe, und wie das bei Hausaufgaben so ist, selten ist es mit einem Fach getan.

HAUSAUFGABEN MÜSSEN GEMACHT WERDEN

Schauen wir also einmal auf drei Hausaufgaben, die Stiftungen, wollen sie von der digitalen Welt nicht abgehängt werden, einfach im Auge und auch irgendwann erledigt haben sollten. Einmal sind es die Prozesse in einer Stiftung, die digitaler werden können. Hier geht es eher um die übergeordnete Perspektive als das Mikromanagement, hier ist eher weniger mehr. Die Prozesse in einer Stiftung sind all das, was Stiftungen ausmachen. Da ist Zwecksphäre, natürlich die Vermögensanlage, das Büromanagement, die Pflege und Akquise von Spendern, Unterstützern und anderen Begleitern. Hinter diesen Aufgaben stecken Prozesse, die durch digitale Abläufe bzw. Arbeitsgänge im Digitalen vereinfacht, verschlankt und durchaus auch verbessert werden können. Dafür müssen Stiftungen natürlich ihre Prozesse kennen, und das ist manchmal verständlicherweise gar nicht so einfach. Machen wir mal ein Beispiel.

EINE DANKESMAIL DARF DEN SPENDER SCHON ERREICHEN – AUTOMATISCH

Eine Stiftung bekommt eine zweckgebundene Spende, der Spender ist neu, er ist bisher in der Stiftung noch nicht bekannt. Also muss der Spender zunächst erfasst werden, es muss ein Datensatz von ihm angelegt werden, der noch um individuelle Informationen angereichert wird. Dann muss die Spende richtig verbucht werden, dazu muss eine Spendenbescheinigung erstellt und versendet werden, der erfolgreiche Geldeingang mit einer netten Dankesmail flankiert werden. Nicht zuletzt kann es sein, dass die Spende veröffentlicht wird, also muss sie in der Kommunikation der Stiftung verortet werden. Wenn Fundraising Vertrieb ist, dann ist der Prozess das, was hinter dem Vertrieb steht, was ihn erst erfolgreich macht bzw. unterfüttert. Sieht der Prozess nun bisher so aus, dass der Spender an einer Stelle erfasst wird, an anderer Stelle dessen Spende verbucht wird und wieder an anderer Stelle die Danksagung bzw. der Link in die Kommunikation geöffnet wird, so letztere überhaupt von der Spende erfährt, dann führt dies bei steigendem Spendenaufkommen einerseits bzw. wachsendem Aufgabenumfang insgesamt andererseits diesen Ablauf überfordern. An irgendeiner Stelle bricht der Prozess ab. Es werden keine Daten angelegt, oder der Datensatz ist nicht komplett, die Spende wird nicht bestätigt oder es wird sich nicht bedankt. In vielen Stiftungen gibt es zudem viele Daten, die aber recht veraltet sind.

ALLES CLOUD ODER WAS?

All das ist kein Drama, klar, und viele Stiftungen werden zu Recht einwerfen, dass die vier fünf Spenden im Jahr kein Softwareprogramm brauchen, aber durch einen im Digitalen angelegten Prozess könnten auch diese Stiftungen ihre Handlungsträger entlasten. Es geht ja auch darum, Stiftungen zukunftsfest aufzustellen und die Verantwortlichen für die künftigen Aufgabenumfänge zu wappnen, daher braucht es heute Überlegungen, die Prozesse einmal zu verschlanken und zum anderen dafür dann auch digitale Werkzeuge zu nutzen. Ein gutes Datenverwaltungsprogramm bzw. eine auf die Bedürfnisse von Stiftungen zugeschnittene Stiftungssoftware, Cloud-basiert, macht bspw. die Spenderinformationen allen mit der Aufgabe betrauten Personen zugänglich, die einzelnen möglichen Arbeitsschritte werden sichtbar gemacht und dann eben zur Erledigung aufgereiht. Ein netter aber nicht zu unterschätzender Nebeneffekt entsteht hier durch die mit der Spende verbundene Transparenz. Eine Stiftung kann zeigen, wo sie Spenden prozessual wie verortet und bearbeitet, das schafft Vertrauen bei all jenen, die der Stiftung wohl gesonnen sind und künftig eben auch überlegen werden, der Stiftung Mittel zukommen zu lassen.

SO LIVE WIE EIN VIDEO WIRD EIN BERICHT NIE SEIN

Der Prozess bzw. die Prozesse sind aber nur eine Sphäre, in der die digitalen Werkzeuge Stiftungen helfen können, etwas schlagkräftiger zu werden. Bei den Prozessen anzusetzen ist sicherlich der schwierigste Weg, weil dies bedeutet, die bisherigen Prozesse in ihre Einzelteile zu zerlegen und dann ggf. neu zusammenzusetzen. Auf Ebene der Projekte anzusetzen, kann einer Stiftung Erfahrungswerte mit digitalen Tools sichern und Wege aufzeigen, die irgendwann die ganze Stiftung als Organisation erfassen könnten. Durch digitale Tools werden Projekte anfassbar, da Daten gesammelt und die Wirkung des Tuns der Stiftung gezeigt werden kann. Anfassbar werden Projekte aber auch durch Bilder-, Video- oder Podcastmaterial, das in den Projekten entsteht, praktisch live auf die Website oder andere Plattformen gestellt wird und eben Nutzer nicht nur „um die Ecke“ sondern auch weit darüber hinaus erreicht. Hier hält die digitale Welt große Nutzenpotentiale für Stiftungen bereit, nur braucht es dafür auch einige Voraussetzungen, damit dies funktioniert.

JAHRESBERICHT EINER STIFTUNG PLÖTZLICH YESTERDAY

Auch hier braucht es Datenbanken, in denen Daten und Hintergründe erfasst werden, auch hier braucht es Werkzeuge die Daten tiefer auszuwerten und auch aufzubereiten. Einen Excel-Chart mit den geheilten Probanden zu zeigen, mit roten und blauen Balken auf grauem Grund und schwarzer Umrandung, das holt heute und erst recht morgen keinen mehr hinter dem Ofen vor. Aber auf Basis einer Datensammlung mehrere Diagramme auf der Website via Knopfdruck parat zu haben, das hat Charme, das zeigt, dass hier eine Organisation lieferfähig ist. Nur braucht es dafür sicherlich ein kleines Grafiktool, eine Datenbank, und jemand der am besten aus dem Projekt heraus die Daten nicht erst auf einem Blatt Papier sammelt sondern via Handy direkt in die Datenbank einpflegt, die dann wiederum die Basis für Grafiken ist – und auch für Ausführungen zur Projektarbeit etwa im Tätigkeitsbericht der Stiftung. Und natürlich, jedes ein Tag alte Video ist relevanter als der x-te Bericht zu den Tätigkeiten im Jahresbericht, der im zweiten oder dritten Quartal des Folgejahres die Errungenschaften preist. Da ist der gedruckte Jahresbericht plötzlich ganz schön yesterday.

SCHON MAL ÜBER E-MAGAZINE NACHGEDACHT?

Überhaupt Jahresbericht. Haben Sie schon mal für Ihre Stiftung darüber nachgedacht, Ihren Jahresbericht als E-Magazin rein online zu erstellen und dieses E-Mag dann einfach auf Ihre Website zu stellen und den Redaktionen der Fachmedien im Stiftungsbereich den Link zum Schmökern zu schicken? Derlei spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Ressourcen, und den Nutzer beim Blättern zuzuschauen, liefert wertvolle Einsichten zu dem, was beim Jahresbericht wirklich interessiert. Bei einem gedruckten Exemplar erfahren Stiftungen das nie, und vielleicht werden dadurch auch viele Jahres- oder Tätigkeitsberichte an den eigentlichen Interessen der Nutzer und Leser bzw. der Spender und Begleiter vorbei produziert. So etwas in die digitale Welt zu verlagern, macht an vielen Stellen Sinn, nicht nur dass schon allein ein nicht gedruckter Jahresbericht das Fällen eines Baumes spart.

DAS BESTE TOOL IST GERADE GUT GENUG

Prozesse und Projekte sind also zwei Facetten, bei der die digitale Welt Mehrwerte für Stiftungen bereithält. Es gibt aber auch noch eine dritte Ebene, auf der Stiftungen sich der digitalen Werkzeuge bedienen könnten. Bei der Digitalisierung geht es auch um Performance, also um Leistung. Wenn ich auf der Ebene Prozess im Digitalen noch nicht unterwegs bin, und meine Projekte eine digitale Multi-Media-Story nicht hergeben, dann kann ich immer noch sagen, ich nutze für einzelne Aufgaben digitale Tools. In der Vermögensverwaltung ein Programm zu nutzen, dass mir für den Steuerberater meine sämtlichen steuerrelevanten Transaktionen sortiert, auf Basis der jeweils jüngsten Rechtslage, das kann dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer enorm Aufwand sparen, der Stiftung wiederum gibt es Sicherheit, dass hinsichtlich der steuerlichen Erfassung etwa von Erträgen alles zu 1.000% passt. Solche Programme kosten ein paar hundert Euro in Jahr, sparen aber Aufwände, die weit darüber liegen, nicht nur beim Steuerberater, sondern auch bei den Stiftungsverantwortlichen selbst. Hier dann auf das beste Programm, das manchmal das einzige ist, zurückzugreifen, versteht sich dann schon fast von selbst. Im Nebeneffekt unterstützt eine Stiftung auf diese Weise auch das Vermögenscontrolling, stärkt also durch ein professionelleres Tool an einer Stelle auch das Agieren an einer anderen Stelle.

WIE BEI THOMAS EDISON MUSS NICHT LAUFEN

Oder schauen wir uns Fundraising-Software an. Viele Stiftungen wollen Fundraising machen, weil sie in ihren Augen Fundraising machen müssen. Sonst sei Ebbe auf der Einnahmeseite, heißt es dann immer. OK, akzeptieren wir, aber dann brauche ich, damit derlei schnell Effekte zeigt, das beste Tool, das ich als Stiftung kriegen kann, Natürlich kann eine Stiftung bzw. können ihre Verantwortlichen auch bei Thema Fundraising agieren wie einst Thomas Edison, der sagte, er sei beim Erfinden der Glühlampe nicht 1.000 mal gescheitert, bevor es schlussendlich doch klappte, sondern es fand einfach 1.000 Wege, wie es nicht funktioniert. In meinen Augen ist diese Strategie für Stiftungen nicht zielführend, denn wenn ich fundraise, gibt eine der Spender eigentlich nicht mal den Raum für eine zweite Chance, geschweige denn für 1.000. Insofern braucht es „the hottest shit“, wie es neudeutsch so schön heißt, es braucht die Fundraising-Software, die Fundraising-Aktivitäten zielgerichtet unterstützt, sich einfach auf der Website implementieren lässt und die dem Spender den Spaß am Spenden vermittelt – weil es einfach ist und weil das Geld schnell an der richtigen Stelle ankommt.

ZUSAMMENGEFASST

Die digitale Welt ist kein Urwald, und es ist auch keine, die sich sofort erschließt. Aber sie ist eine, die viele Möglichkeiten für professionelleres Stiftungshandeln aufzeigt, und doch einige Hausaufgaben verlangt. Vielleicht setzen Stiftungen direkt bei den Prozessen an, oder sie machen erst einmal ihre Projekte anfassbar, oder suchen sich im ersten Schritt die besten Tools für eine Einzelaufgabe. All das hat seine Berechtigung, und den Thomas-Edison-Moment, den brauchen Stiftungen eigentlich nicht. Bis auf das Erfolgserlebnis, und da kann die digitale Welt für Stiftungen und ihre Aufgabenstellungen relativ schnell relativ viel liefern.