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Ratgeber digitales Steuerreporting

Ein Zweiklang,
der ein Dreiklang ist

Wie Stiftungen bei der Verwaltung ihres Stiftungsvermögen mit Hilfe eines digitalen Steuerreportings Kosten sparen und Aufwände reduzieren können

Zur professionellen Verwaltung von Stiftungsvermögen gehören nicht nur das Definieren des Anlageziels, das Ausarbeiten einer Anlagerichtlinie, das Festlegen einer Anlagepolitik und das Heraussuchen geeigneter Anlageinstrumente, sondern auch eine sachgerechte Verwaltung dessen. Verwaltung heißt in diesem Punkt bei vielen Stiftungen immer noch: Belege sortieren, Informationen in Tabellen überführen und an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer übermitteln. Ein digitales Steuerreporting kann hier Abhilfe schaffen, aber auch an anderer Stelle ein echtes Problem lösen.

Text: Dr. Rolf Müller, Lesezeit: 5min49, Bilder: www.stiftungsmarktplatz.eu

Das Stiftungsvermögen wird künftig auch breiter diversifiziert werden müssen. In das Stiftungsdepot gehören neben Anleihen auch eine ordentliche Portion Aktien, dazu Immobilien, REITs, Mikrofinanz, alle diese Bausteine, die zusammen genommen die Basis bilden für einen Strauß an auskömmlichen ordentlichen Erträgen. Die Aufgabe kann auch an Stiftungsfonds oder stiftungsgeeignete Fonds delegiert werden, aber auch hier ist kein Fonds allein die eierlegende Wollmilchsau. Sofern das Stiftungsvermögen über Fonds verwaltet werden soll, gehören Stiftungsfonds und stiftungsgeeignete Fonds ins Stiftungsdepot, da nur so über verschiedene Assetklassen, Asset Manager und Asset Management Stile gestreut, eben diversifiziert, werden kann.

NEW NORMAL IM STIFTUNGSVERMÖGEN

So eine Stiftung ihr Vermögen nicht delegieren, sondern selbst verwalten möchte, trifft die Komplexität dieser Aufgabe umso mehr zu. Denn dann ist die in der „Bütt“, das inzwischen gern genommene „New Normal“ in der Analyse der volkswirtschaftlichen Zukunft in ihrem Stiftungsvermögen abzubilden. Aus Stiftungssicht bedeutet das neuen Aufwand, der nicht nur zeitliche sondern auch finanzielle Ressourcen binden wird, da in einer Stiftung in der Regel beleghaft verbucht wird und ein Beleg mehrmals angefasst wird. Passiert im Stiftungsdepot mehr als vorher, muss entsprechend auch mehr verbucht und aufbereitet werden. Die Frage, ob Stiftungen sich hier nicht direkt um Erleichterung kümmern sollten, steht im Raum.

DIE SACHE MIT DEN BEHALTENACHWEISEN

Nicht zuletzt dürfte eine neue, auch für Stiftungen relevante Vorgabe dafür sorgen, dass Stiftungen sich Gedanken machen, wie sie die Verwaltung des Stiftungsvermögen administrativ verschlanken und trotzdem qualitativ verbessern können. Die neue Vorschrift betrifft die so genannten Behaltenachweise nach §36a des Einkommensteuergesetzes, die auch von Stiftungen künftig verlangt werden. Stiftungen werden also künftig bis zum 10ten Januar des folgenden Kalenderjahres zeigen bzw. belegen müssen, welche Wertpapiere sie in welchem Zeitraum in ihrem Portfolio gehalten haben. Jedenfalls dann, wenn die Stiftung etwaig einbehaltene Kapitalertragsteuer erstattet bekommen möchte. Konkret geht es darum, dass ein Anleger – so auch eine Stiftung – eine Aktie für 91 Tage um den Dividendenstichtag herum (mind. 45 Tage davor, mind. 45 Tage danach) gehalten und damit auch ein wesentliches Kursrisiko getragen haben muss, wenn er die geleistete Kapitalertragssteuer angerechnet haben möchte (Quelle ist das am 25.4.2017 veröffentlichte BMF-Schreiben).

AUF DIE BUCHHALTUNG OBENDRAUF

Die Bank kann andernfalls von der Steuereinbehalt nicht mehr Abstand nehmen. Dies zu belegen, braucht es die entsprechenden Behaltenachweise, die erstellt und übermittelt werden müssen. Diese Aufgabe kommt für Stiftungen noch zur normalen Buchhaltung hinzu, die ja oft auch immer noch aus dem mehrmaligen Anfassen des einen und selben Beleg besteht, um ihn unterschiedlichen Adressaten zuzuführen. Ein Depot muss zunächst einmal nachvollzogen werden, da gemäß Bilanzierung nach HGB zu einem Stichtag eine Bewertung der einzelnen Positionen vollzogen werden muss. Eine Excel-Tabelle führt dann die Positionen samt möglicher Abschreibungen auf die Anschaffungswerte auf.

AUFWAND MEETS FEHLERANFÄLLIGKEIT

Dessen ungeachtet werden die Belege noch einmal angefasst, wenn die steuerlichen Angelegenheiten für die Stiftung erledigt werden, zudem muss dann noch eine Dokumentation etwa zum realen Kapitalerhalt für die Stiftungsaufsicht erstellt werden. Ein Beleg muss also von den Stiftungsverantwortlichen mehrmals angefasst, aufbereitet und verarbeitet werden. Das bedeutet für Stiftungen zweierlei: Einmal einen enormen tatsächlichen Aufwand für die Stiftungshandelnden, zum anderen auch ein erhöhtes Maß an Fehleranfälligkeit. Dort wo ein Beleg mehrmals von verschiedenen Händen bearbeitet wird, steigt naturgemäß trotz größter Sorgfalt das Risiko, eine Zahl oder eine Datenpassage falsch zu übertragen.

DIGITALES STEUERREPORTING ALS ZEITGEMÄSSES WERKZEUG

Entsprechend bietet es sich für Stiftungen an diesem Punkt an, über eine digitale Lösung die eigene Arbeit zu reduzieren, das Niveau der Informationen zu erhöhen und letztlich darüber, dass ich Aufwände spare, auch die Ertragsbasis noch einmal zu stärken. Das ist ja die dritte Ebene, die aus Stiftungssicht ein Ärgernis ist. Jeder buchhalterische Vorgang kostet Geld, Geld das beispielweise beim Steuerberater landet, Geld das erst verdient werden muss und dann auf der Ausgabenseite für die Zweckverwirklichung fehlt. Wo setzen hier nun die digitalen Lösungen an? Letztlich an dem Punkt, dass eine Stiftung ein komplettes Datenpaket von der Bank bekommt, und auf dieses Paket greifen Stiftungsverantwortliche für das Controlling, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer das Verbuchen sowie Stiftungsaufsicht und Finanzamt für das Abgleichen zurück.

Themenfelder

STIFTUNGSVERANTOWRTLICHE SIND SOFORT SPRECHFÄHIG

Ein digitales Steuerreporting, so wie wir dieses nennen, macht Stiftungsverantwortliche sofort sprechfähig hinsichtlich der finanziellen Situation der Stiftung, und es macht sie handlungsfähig dahingehend, diese finanzielle Situation für Berater und Behörden aufbereiten zu können. Nicht zuletzt werden die Daten auch so geliefert, dass auch neue steuerliche Rahmenbedingungen stets vollumfänglich berücksichtigt werden, was jetzt wie im Falle der Behaltenachweise eine enorme Arbeitsentlastung bedeutet. Das Problem am digitalen Steuerreporting, so dieses eines ist, ist sicherlich das Anbinden der jeweiligen Stiftung. Denn die Bank muss derlei ja liefern können und hier die entsprechenden Tools einsetzen.

V-BANK BIETET DIGITALES STEUERREPORTING AN

Allerdings gibt es mit der V-Bank ein zudem auf die Vermögensverwaltung und das Führen von Wertpapierdepots spezialisiertes Bankhaus, das hier jetzt bereits lieferfähig ist, jedoch werden hier weitere Bankhäuser hinzukommen. Für eine Stiftung kann dies künftig auch ein Kriterium bei der Auswahl der Hausbank bzw. der Bank für das Vermögensmanagement sein, denn kann eine Bank hier mehr liefern als den Standard, etwa ein digitales Steuerreporting, unterstützt sie Stiftungen effektiv dabei ein Problem zu lösen bzw. eine Hürde zu überspringen. Ein solches Werkzeug bescheinigt einer Stiftung, dass der Bank Stiftungen als Zielgruppe am Herzen liegen, sich das Bankhaus mit den Anforderungen von Stiftungen auseinandergesetzt hat.

KURZ-CHECKLISTE

Wenn Sie diese sechs Fragen mit JA beantworten, dann brauchen Sie ein digitales Steuerreporting
1) Führen Sie Excel-Listen zu Ihrer Vermögensverwaltung?
2) Fassen Sie jeden Beleg mehrmals an, würden aber eher auf eine digitale Lösung umsteigen?
3) Liefern Sie jeden Beleg gesondert an Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, etc.?
4) Bekommen Sie von Ihrer Bank lediglich eine Depotaufstellung, aber ohne Behaltenachweise?
5) Möchten Sie in der Buchhaltung grundsätzlich Kosten sparen durch reduzierte Aufwände?
6) Haben Sie das Gefühl, dass Sie durch besseres Reporting grundsätzlich sprechfähiger sein könnten

ZUSAMMENGEFASST

Dort, wo Stiftungen heute einen Beleg mehrmals anfassen müssen, und trotzdem nicht zu jedem Zeitpunkt sprechfähig hinsichtlich ihrer finanziellen Leistungskraft sind, setzt das digitale Steuerreporting an. Belege nur einmal anzufassen bzw. die Daten für externe Dienstleister und interne Verwendung gebündelt zugesandt zu bekommen, hat für Stiftungen vielerlei Vorteile. Sie sparen Aufwände, finanziell wie zeitlich, und heben damit auch finanzielle Ressourcen, die auf der Ausgabenseite dringend gebraucht werden. Denn dass die Anforderungen an das Verwalten des Stiftungsvermögen angesichts Niedrigzins & Co. niedriger werden, ist nahezu ausgeschlossen, was auch für die Vorgaben seitens der Steuergesetzgebung gelten wird. Entsprechend gilt es für Stiftungen umso mehr, hier frühzeitig vorbereitet zu sein.

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