{"id":4141,"date":"2022-05-30T14:23:00","date_gmt":"2022-05-30T12:23:00","guid":{"rendered":"https:\/\/stiftungsmarktplatz.eu\/blog\/?p=4141"},"modified":"2022-05-31T10:32:46","modified_gmt":"2022-05-31T08:32:46","slug":"stiftungssoftware-und-der-richtige-weg","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/stiftungsmarktplatz.eu\/blog\/stiftungssoftware-und-der-richtige-weg\/","title":{"rendered":"Stiftungssoftware und der richtige Weg"},"content":{"rendered":"Lesezeit: <\/span> 4<\/span> Minuten<\/span><\/span>\n

Bei Stiftungssoftware den richtigen Weg zu finden, ist f\u00fcr viele Stiftungen immer noch sehr aufw\u00e4ndig. Au\u00dferdem dauert es. Aber wie wusste schon Marie Curie: Der Weg zum Fortschritt ist weder kurz noch unbeschwerlich. Stiftungen werden sich also fr\u00fcher oder sp\u00e4ter auf den Weg machen m\u00fcssen beim Thema Stiftungssoftware. Wir haben versucht, diesen Prozess einmal in wenigen Schritten zu verdichten.<\/em><\/em><\/em><\/p>\n\n\n\n

In Vorbereitung auf ein Webinar zum Thema Spendenmanagement haben wir mit dem Stiftungsexperten Dr. Helmut Kl\u00f6ters gesprochen. Wir trafen uns in Dortmund, nahmen gemeinsam eine Folge #FreitagsPodcast<\/a> auf. Was bei mir vor allem aus diesem Gespr\u00e4ch h\u00e4ngenblieb war, Stiftungssoftware viel umfassender zu denken. Denn wenn Stiftungssoftware richtig eingesetzt w\u00fcrde, so Helmut Kl\u00f6ters, dann k\u00f6nnten Stiftungen enorme ressourcenseitige Einsparungen erringen. Sie w\u00fcrden schlicht Personal weniger f\u00fcr IT-Fragen als vielmehr f\u00fcr Projekt-Fragen einsetzen k\u00f6nnen. Dies setzt aber den Einsatz von Software voraus. Vor diesem steht aber wiederum eine Prozessanalyse. Immer noch viel zu viele Stiftungen wissen gar nicht so recht, wo sie beim dem Thema IT ansetzen sollen. Sie wissen nicht, wo sie stehen. Wer aber nicht wei\u00df wo er steht, dem tun sich die richtigen Wege nur selten auf.<\/p>\n\n\n\n

Best\u00e4tigen Stiftungen ihre Spenden zeitnah?<\/h2>\n\n\n\n

Eine Prozessanalyse setzt voraus, dass Stiftungen und ihre Verantwortlichen \u201aButter bei die Fische\u2018 geben. Sie m\u00fcssen also ihre Prozesse einmal offenlegen. Wir schauen mal auf den Themenkreis Spende. Fragen, die hier aufgeworfen werden d\u00fcrften, k\u00f6nnten die folgenden sein: Wie werden Spenden \u00fcberhaupt und wenn ja zeitnah best\u00e4tigt? Werden Spenden so best\u00e4tigt, dass der Spender dies direkt steuerlich einbringen kann? Werden Spenden so abgelegt und verarbeitet, dass in der Kommunikation direkt personenbezogen angekn\u00fcpft werden kann? Sind die Spenderdaten aktuell? Gibt es Karteileichen im SpenderInnenkreis? Hieran l\u00e4sst sich sehr sch\u00f6n veranschaulichen, auf welchen Ebenen der Spendenprozess analysiert wird. Nur eine solch feingliedrige Analyse aber \u00f6ffnet der passenden Stiftungs(spenden)software die T\u00fcr.<\/p>\n\n\n\n

Event-TIPP:<\/u><\/em><\/strong> <\/em>
Das Webinar zum Spendenmanagement von Stiftungen, am 2.6.2022 ab 9 Uhr mit den Stiftungsexperten von proMX. Alle Details zur Veranstaltung finden Sie hier. <\/a><\/em><\/p><\/blockquote>\n\n\n\n

\"Webinar<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Ein Spenderdatensatz muss genutzt werden<\/h2>\n\n\n\n

Die Frage wie Spenden best\u00e4tigt werden, zeigt, wie eine Spende abgearbeitet wird. Weitere Fragen schlie\u00dfen sich an. Wird die Spende digital best\u00e4tigt, per Hand, und vor allem: automatisiert? Wird der Spender mit seinen Daten in eine Datenbank \u00fcberf\u00fchrt? Wird quasi ein key account festgelegt? Wird die Spende zeitnah best\u00e4tigt, werden Spenden gesammelt und erst nach gewisser Zeit best\u00e4tigt? Solche Details legen relativ klar offen, wo die Stiftung steht. Die Frage der Spenderdaten ist zudem eine, die f\u00fcr Stiftungen extrem wichtig ist. Denn der Datensatz allein n\u00fctzt ja nichts. Aber wie w\u00e4re es, wenn ein Spender \u00fcber einen Newsletter gezielt mit weiteren, auf ihn zugeschnittenen Inhalten \u201eversorgt\u201c werden k\u00f6nnte? Wenn die Aufnahme der Spende von vorn herein darauf abzielt, den Spender direkt zum Dauerspender zu machen? Wenn also die zweite Spende im Blickpunkt steht?<\/p>\n\n\n\n

Wenn der Newsletter zum Katalysator wird<\/h2>\n\n\n\n

Diese Fragen sind, die in einer Prozessanalyse beantwortet werden m\u00fcssen. Dar\u00fcber legen sie die Basis, die passenden Softwarel\u00f6sungen zu finden. Denn wer wei\u00df, wo er sich befindet, der wird einen Weg finden, zum definierten Ziel zu gelangen. Wie k\u00f6nnte solch ein Ziel bei einer spendensammelnden Stiftung ausschauen? Das Ziel k\u00f6nnte sein, eine Spende direkt automatisiert zu erfassen und zu best\u00e4tigen. Hier\u00fcber kommt eine Stiftung mit dem Spender auf eine Kontaktebene. Daraus abgeleitet kann der Spender ab dem n\u00e4chsten Newsletter mit f\u00fcr ihn besonders spannenden Fakten und Geschichten informiert werden. Ebenfalls daran angelehnt werden wird der Spender auch dort informiert, wo er social-media-seitig unterwegs ist. Die Arbeitszeit der Stiftung an einer Spende reduziert sich von bspw. 95 Minuten auf 7,5 Minuten. Das setzt Ressourcen bei den Mitarbeitern frei.<\/p>\n\n\n\n


#FreitagsPodcast-TIPP:<\/u><\/em><\/strong> <\/em>
Mit Dr. Helmut Kl\u00f6ters von proMX sprachen wir auch im Vorgriff auf das Webinar am 2.6.2022 \u00fcber das richtige Verwalten von Spenden im t\u00e4glichen Stiftungsalltag und welche Rolle die richtige Spendensoftware hierbei spielen kann<\/a>.<\/em><\/p><\/blockquote>\n\n\n\n

Stiftungssoftware bedeutet nicht immer viel Aufwand<\/h2>\n\n\n\n

Mit diesem Ziel im Gep\u00e4ck kann es dann an die Auswahl der Softwaretools gehen. Diese unterscheiden sich teils ganz erheblich vom Aufwand her. Manche brauchen viel Upfront-Service, also sehr viel Aufwand bei der Installation. Wiederum andere L\u00f6sungen ben\u00f6tigen viel Mitarbeitszeit im Zuge der Nutzung, etwa durch Schulungen. Stiftungen sollten hier genau abw\u00e4gen, was ihnen wichtiger ist. Auch sollten sie den Aspekt Cloud definitiv in ihren \u00dcberlegungen einen Platz geben. Software, installiert auf einem Rechner im Stiftungsb\u00fcro, nutzt ggf. wenig, wenn ich eine home office-Regelung anberaumen muss. Solche Softwareaufs\u00e4tze passen unter Umst\u00e4nden gar nicht mehr in die Zeit. Zudem laufen station\u00e4re Hardware-Ausr\u00fcstungen in Stiftungen bspw. einer mobil-effizienten Spendensoftwarel\u00f6sung entgegen. Stiftungen m\u00fcssen sich aber vermutlich k\u00fcnftig eher mit letzterem auseinandersetzen.<\/p>\n\n\n\n

Wie viele Arbeitspl\u00e4tze arbeiten mit der Softwarel\u00f6sung<\/h2>\n\n\n\n

Die Softwareauswahl hat immer auch etwas mit den Arbeitspl\u00e4tzen zu tun. Wie viele Mitarbeiter sollen mit der Software arbeiten, das ist eine ganz wichtige Frage. Denn je nach Arbeitsplatz werden Lizenzen f\u00fcr die Nutzung einer Software erworben. Gibt es aber Pakete, bei denen f\u00fcr Non Profits ggf. 5 Arbeitspl\u00e4tze zun\u00e4chst gratis aufgesetzt werden, relativieren sich die Kosten pro Arbeitsplatz. Auch gibt es mittlerweile Programme, \u00fcber die Stiftungen und andere Non Profit-Organisationen g\u00fcnstig an Hardware kommen. Dies ist wichtig, weil viel altes PC-Gewerk h\u00e4ufig nicht mehr mit den neusten Softwarel\u00f6sungen korrespondiert. Sprich: Neue Software l\u00e4uft selten gut auf ollen Rechnern. Budgetseitig gibt es also viele Optionen, die Stiftungen mittlerweile haben. Einfach nur ein Software-Paket kaufen, das ist es heute nicht mehr.<\/p>\n\n\n\n

Eine RoadMap hilft beim Orientieren<\/h2>\n\n\n\n

Schlie\u00dflich sollten Stiftungen, so pr\u00e4pariert, eine Art RoadMap skizzieren. Ausgehend von der Aufnahme der Problemstellung sollte dort die Ziele, die administrativen Anpassungen, die Kriterien bei der Suche nach der richtigen Stiftungssoftware vermerkt werden. Das klingt jetzt erst einmal trivial, ist es aber nicht. Zu oft wird direkt mit der Suche nach der Stiftungssoftware angefangen. Getreu dem Motto: Wir fundraisen jetzt auch mal digital. Hier kommen dann eigentlich nur suboptimale Ergebnisse heraus. Stiftungen brauchen hier eine genaue Genese der Situation, der Ziele und der Rahmenparameter. Andernfalls wird die passende Stiftungssoftware nicht als Ergebnis hinten rauskommen. Und dann macht es auch keinen Sinn, den Weg zu gehen. Dann ist Software einfach nur beschwerlich. Wir denken an Marie Curie.<\/p>\n\n\n\n

Zusammengefasst<\/h2>\n\n\n\n

Die richtige Stiftungssoftware zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Aber sie ist eine machbare Aufgabe. Denn dass es zu s\u00e4mtlichen Problemen von Stiftungen heute auch schon Softwarel\u00f6sungen gibt, das ist Fakt. In vielen Stiftungen jedoch ist der Weg dorthin noch nicht klar. Eine Prozessanalyse hilft hier weiter, ein Vergleich der am Markt befindlichen Softwarel\u00f6sungen sowieso. Schlie\u00dflich braucht es nat\u00fcrlich den roten Faden, hier mal neudeutsch RoadMap genannt. Stiftungssoftware ist eben aus Stiftungssicht kein Selbstl\u00e4ufer, aber wenn Stiftungen den Schritt mal gegangen sind, dann l\u00e4uft es von selbst. F\u00fcr spendensammelnde Stiftungen sind das gute Nachrichten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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