{"id":1165,"date":"2020-06-11T18:14:22","date_gmt":"2020-06-11T16:14:22","guid":{"rendered":"https:\/\/stiftungsmarktplatz.eu\/blog\/?p=1165"},"modified":"2020-07-03T09:59:24","modified_gmt":"2020-07-03T07:59:24","slug":"mit-software-tun-sich-viele-stiftungen-hart","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/stiftungsmarktplatz.eu\/blog\/mit-software-tun-sich-viele-stiftungen-hart\/","title":{"rendered":"Mit Software tun sich viele Stiftungen hart"},"content":{"rendered":"Lesezeit: <\/span> 6<\/span> Minuten<\/span><\/span>\n

Digitalisierung. Diese immer gleiche Antwort auf die immer gleiche Frage besch\u00e4ftigt nat\u00fcrlich auch Stiftungen. Jedoch sind es eben nicht nur Themen wie Website, Newsletter oder Social Media, denen sich Stiftungen speziell widmen m\u00fcssen, es braucht auch das Besch\u00e4ftigen mit der richtigen Auswahl von Software im Allgemeinen. Denn ohne Software ist oft alles nichts, und mit der falschen Software ist auch nichts gewonnen. Die folgenden 6 Schritte sollen Stiftungen dabei helfen, dass sie sich bei der Softwareauswahl nicht so harttun.

<\/em>Mit der Auswahl von Software verh\u00e4lt es sich wie mit einem Business-Anzug. Der Standard von der Stange sitzt irgendwie und l\u00f6st das Problem des \u201eIch brauche einen neuen Anzug\u201c hinreichend, aber eben bei weitem nicht zufriedenstellend. Bis der Anzug perfekt sitzt und Mann sich darin wohlf\u00fchlt, muss am Saum etwas ausgelassen, hier und da etwas gerafft und am Sakko die \u00c4rmell\u00e4nge gek\u00fcrzt werden. Mit Software ist es ganz \u00e4hnlich. Nat\u00fcrlich kann sich eine Stiftung einfach eine Standardsoftware bestellen, diese implementieren und dann die Arbeitsabl\u00e4ufe auf die Software anpassen, aber das passt dann hinten und vorne nicht, wie der Anzug vor der Stange. Seltenst werden dadurch zudem die Prozesse in einer Stiftung im Ganzen besser, oft wird einfach ein Arbeitsschritt leichter und schneller, der ganze Prozess jedoch kommt nicht so recht voran. Auch Stiftungen brauchen also ein passenden Softwareprodukt f\u00fcr ihre ganz individuelle Anforderung, und vor diesem Hintergrund ist es gut, dass es mittlerweile doch einige L\u00f6sungen f\u00fcr Stiftungen auf dem Markt gibt. Bis dahin ist es aber noch ein St\u00fcck des Weges, beginnen sollte eine Stiftung immer damit, das Ziel einer Investition in Software festzulegen.<\/p>\n\n\n\n

SCHRITT 1: DEFINIERE DAS ZIEL<\/h2>\n\n\n\n

Womit wir bei Schritt Nummer 1 w\u00e4ren. Zun\u00e4chst einmal braucht es eine Analyse, f\u00fcr was eigentlich Software angeschafft werden soll. Soll einfach das Fundraising professioneller gemacht werden und mit ihm die Spenderverwaltung \u2013 was heute eine ganz oft vorgetragene Aufgabenstellung seitens Stiftungen und Vereinen ist \u2013, dann ist die Aufgabenstellung etwas einfacher, denn das was das Softwaretool k\u00f6nnen soll, ist als Ziel recht einfach zu bestimmen. Die Software soll dabei helfen, Spenden professioneller einzuwerben und \u00fcberhaupt professionelles Fundraising betreiben zu k\u00f6nnen. Komplizierter wird es f\u00fcr eine Stiftung, wenn Fundraising nur eine Unterfunktion eines Softwarerahmens sein soll, auf dessen Basis die Stiftung insgesamt in allen Bereichen ihre Abl\u00e4ufe und Prozesse digitaler und damit professioneller und zukunftsfester macht. Ist das die Aufgabenstellung, muss das Ziel deutlich granularer formuliert werden. Stiftungen m\u00fcssen dann also die konkreten Aufgaben formulieren, die \u00fcber die Software effizienter gel\u00f6st werden sollen und dort am besten auch Anforderungen f\u00fcr einzelne Tools formulieren.

Sprich: Will ich als Stiftung meine Verwaltungsabl\u00e4ufe g\u00e4nzlich ins Digitale \u00fcberf\u00fchren, braucht es eine belastbare Prozessketten, die formuliert werden m\u00fcssen und in der einen Software zusammenlaufen. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, um beim Thema Fundraising zu bleiben, das komplette Spenderuniversum in eine Datenbank zu \u00fcberf\u00fchren und dann ausgehend von dieser Datenbank bestimmte Funktionalit\u00e4ten zu definieren, was ich als Stiftung also mit den Daten anstellen m\u00f6chte. M\u00f6chte ich beispielsweise nur diesen Kreis an Spendern einmal im Quartal ansprechen, braucht es keine Kampagnenfunktion der Software. M\u00f6chte ich diese Ansprache per Brief erledigen, weil dies in der Vergangenheit erfolgreich war, dann braucht es ein Tool, mit dem ich schnell neue Textbausteine in bereits existierende Briefe einf\u00fcgen kann und das dann einen neuen Serienbrief \u201eausspuckt\u201c. M\u00f6chte ich dagegen Online-Kampagnen fahren, brauche ich zu meiner Datenbank sicherlich ein Clustertool, mit Hilfe dessen ich Pr\u00e4ferenzen meiner bisherigen Spender herausfiltern kann und in das ich auch neue Datens\u00e4tze potentieller Spender hineinlaufen lassen kann. Alles in allem muss ich mir als Stiftung mein Ziel, das eine neue Software erf\u00fcllen soll, genau \u00fcberlegen und dieses am besten in ein Pflichtenheft \u00fcberf\u00fchren. Das macht die Anforderungen auch f\u00fcr den Softwareanbieter greifbarer.<\/p>\n\n\n\n

SCHRITT 2: ANALYSIEREN SIE DEN MARKT F\u00dcR STIFTUNGSSOFTWARE<\/h2>\n\n\n\n

Nach der Definition des Ziels, womit das Projekt Software immer noch recht abstrakt ist, kommt die Recherche. Eine Marktrecherche, eine Markterkundung, dient in der Regel dazu, zu erfahren, was es f\u00fcr Software-Produkte am Markt \u00fcberhaupt gibt und welche ob ihrer Funktionalit\u00e4t f\u00fcr meine Stiftungsarbeit geeignet sind. An diesem Punkt ist es umso wichtiger, dass das Ziel passend formuliert ist, denn dem falschen Ziel folgend wird die Software mit Sicherheit nicht die passende sein. Softwareangebote zu analysieren, dazu hilft erst einmal zu schauen, wer denn unter dem Suchbegriff \u201eStiftungssoftware\u201c \u00fcberhaupt zu finden ist.

Was in solchen F\u00e4llen immer hilft ist eine kleine Liste mit den Punkten, die Ihnen als Stiftung bei dem jeweiligen Softwareprodukt wichtig sind. Suchen Sie eine Software, um die \u201ebetrieblichen\u201c Abl\u00e4ufe zu optimieren, dann bringt eine Fundraising-Software wenig. Also gilt: Kleine Strichliste mit den Anforderungen anfertigen und die ersten 12 bis 15 Softwareangebote aus dem Internet damit abgleichen. Hilfreich sind auch beispielsweise der Software–Guide des Fundraiser-Magazins, hier ist der \u00dcberblick schnell bewerkstelligt, auch sind beim Bundesverband Deutscher Stiftungen einige Softwareanbieter an Bord. Und nat\u00fcrlich empfiehlt sich ein Blick in der Themenfeld IT\/Software<\/a> auf stiftungsmarktplatz.eu <\/p>\n\n\n\n

SCHRITT 3: FRAGEN SIE BEI DEN IN FRAGE KOMMENDEN SOFTWARE-ANBIETERN ANGEBOTE AN<\/h2>\n\n\n\n

Sofern Sie Softwareprogramme gefunden haben, die auf Ihre Anforderungen passen k\u00f6nnten, ist es hilfreich, ein konkretes Angebot von den Softwareanbietern anzufordern. Formulieren Sie das, was Sie von der Software erwarten, skizzieren Sie aber auch das, was \u201edrumherum\u201c vom Softwareanbieter geliefert werden muss. Gemeint ist hier Unterst\u00fctzung bei der Einf\u00fchrung des Softwareprogramms und etwaige Schulungen entlang der Funktionalit\u00e4ten. Erl\u00e4utern Sie auch die systemischen Voraussetzungen ob Sie beispielsweise schon mit einer Cloud arbeiten, derlei bringt neue Kriterien f\u00fcr die Softwareauswahl auf den Tisch. Sie sollten hier relativ offen schildern, was Sie brauchen, denn nur wenn das Angebot komplett ist, k\u00f6nnen Sie final in die Ressourcenplanung gehen. Erhalten Sie ein unvollst\u00e4ndiges Angebot f\u00fcr ein Softwarepaket, bei dem zu viele weiche Kosten noch eventuell dazukommen k\u00f6nnen, macht dies das Planen der Aufwendungen umso schwieriger. An dieser Stelle sollten Sie auch nicht untersch\u00e4tzen wie frustrierend es sein kann, wenn Software St\u00fcck f\u00fcr St\u00fcck und nie aus einem Guss implementiert wird.<\/p>\n\n\n\n

SCHRITT 4: LASSEN SIE SICH DIE BESTEN SOFTWAREL\u00d6SUNGEN PERS\u00d6NLCH ERKL\u00c4REN<\/h2>\n\n\n\n

Angenommen, Sie machen eine Markterkundung bei besagten 12 bis 15 Softwareanbietern, dann macht es Sinn, sich mit den aus Ihrer Sicht besten Angeboten eingehend, und zwar in einem pers\u00f6nlichen Gespr\u00e4ch, zu besch\u00e4ftigen. Lassen Sie sich hierf\u00fcr vorab eine Demoversion zusenden, am besten mit direktem Stiftungsbezug, und pr\u00fcfen Sie, ob die von Ihnen definierten Kriterien vom gelieferten Softwareprogramm auch tats\u00e4chlich mit Inhalt gef\u00fcllt werden k\u00f6nnen. Die Demo sollte sehr nahe an der Realit\u00e4t entlang zeigen, was das Programm \u201ekann\u201c, und der Anbieter sollte bereits an dieser skizzieren, ob er in der Lage ist, die Vorgaben Ihrer Stiftung auch wirklich umsetzen zu k\u00f6nnen. Das pers\u00f6nliche Gespr\u00e4ch sollte dann zwischen den Verantwortlichen Ihrer Stiftung und den Produktspezialisten stattfinden und von gro\u00dfer Offenheit gepr\u00e4gt sein. In der Regel werden die Funktionalit\u00e4ten en suite er\u00f6rtert, aus der Pr\u00e4sentation ergeben sich dann offene Punkte, die ausgiebig zu diskutieren sind. Kann ein Programm eine Anforderung nicht zur vollsten Zufriedenheit erf\u00fcllen, sollten Sie sich nicht direkt auf die Kompromissebene bewegen. Eine Softwarel\u00f6sung ist ein Ansatz, Ihre Stiftung professionell(er) zu organisieren, f\u00fcr Kompromisse ist hier nicht wirklich Platz.<\/p>\n\n\n\n

SCHRITT 5: LASSEN SIE SICH DAS PREISMODELL EXAKT ER\u00d6RTERN<\/h2>\n\n\n\n

Kommen zwei oder drei Softwarel\u00f6sungen in die engere Wahl, ist nat\u00fcrlich das Preismodell ein ganz entscheidender Faktor. Software ist in der Regel eine Einmalinvestition, dazu kommen noch laufende Kosten etwa f\u00fcr Wartung oder Updates. Ebenfalls muss f\u00fcr das Einrichten der Software ein einmaliger Betrag aufgewendet werden. Solch eine Investition hat also auch immer budget\u00e4re Wirkung, die in der Regel nicht nur das laufende Fiskaljahr, sondern auch die folgenden betrifft, insofern muss eine Softwarekalkulation immer s\u00e4mtliche Budgetgr\u00f6\u00dfen, also einmalige und folgende Betr\u00e4ge, ber\u00fccksichtigen. Modern sind auch f\u00fcr Stiftungen solche Modelle, bei denen sie abonnementm\u00e4\u00dfig Bausteine erwerben, gegen eine kleine monatliche Geb\u00fchr. Solche Modelle sind mit dem klassischen Budgetmodell zu vergleichen, und es kann gut sein, dass dieses Modell dann bevorzugt wird, ob der kleinen monatlichen Aufwendungen, denen auch nur \u00fcberschaubare Implementierungskosten vorausgehen. F\u00fcr mich stellen Abonnement-Modelle mit einem stiftungsspezifischen Support eine Kombination dar, die f\u00fcr Stiftungen ausgehend von der IST-Situation im Jahr 2020 geeignet sein d\u00fcrften.<\/p>\n\n\n\n

SCHRITT 6: DIE AUSWAHL DER SOFTWARE<\/h2>\n\n\n\n

So Sie die Markterkundungen bew\u00e4ltigt, die Anforderungen formuliert und das Preismodell studiert haben, geht es an die Auswahl \u201eIHRER\u201c Stiftungssoftware. Sie sollten hier dann den f\u00fcr Sie wichtigen Punkten Gewichtungen zuweisen, also beispielsweise Funktionalit\u00e4t vor Preis vor Implementierung stellen, und damit ersteres am h\u00f6chsten und letzteres am niedrigsten gewichten. So kommen Sie dann zu einem Ergebnis, und zur f\u00fcr Sie passenden Stiftung. Sicherlich d\u00fcrften es bei einzelnen Anwendungen wie etwa Fundraising die Funktionalit\u00e4t und auch der Preis sein, weniger die Kosten, denn solche Tools sind \u2013 da additive Werkzeuge \u2013 in der Regel fair und f\u00fcr Stiftungen machbar gepreist. Beim grunds\u00e4tzlichen Neuaufsatz der Softwareinfrastruktur d\u00fcrfte der Preis h\u00f6her gewichtet sein, aber auch das Thema fortlaufende Betreuung und auch die Frage, wie Update in welcher Frequenz \u201egefahren\u201c werden. Bei Abo-L\u00f6sungen, h\u00e4ufig cloud-basiert, d\u00fcrfte es neben dem Pricing auch die Datensicherheit sein, die gewichtig ist, ebenso das schnelle Herauf- und Heruntersetzen des Leistungsumfangs.<\/p>\n\n\n\n

ZUSAMMENGEFASST<\/h2>\n\n\n\n

Die Auswahl von geeigneter Stiftungssoftware ist keine leichte Angelegenheit, manchmal gleicht derlei einer Irrfahrt, erst recht wer einfach mal drauf los suchmaschint. Unsere Gedanken zur Auswahl einer Stiftungssoftware, gepresst in 6 Schritte, haben sicherlich nicht den Anspruch, vollumf\u00e4nglich zu sein. Aber sie geben Anregungen f\u00fcr eine Pflichtaufgabe, an der Stiftungslenkerinnen und -lenker nicht vorbeikommen werden, denn dass eine Stiftung k\u00fcnftig umso leistungsf\u00e4higer \u2013 und damit auch relevanter \u2013 sein wird, je aufger\u00e4umter sie IT-seitig aufgestellt ist, das d\u00fcrfte kein Geheimnis mehr sein. Nur wenn sich eine Stiftung hier heute richtig aufstellt, dann ist Digitalisierung nicht nur die Antwort auf die Frage, was erfolgreiche Stiftungsarbeit k\u00fcnftig auch ausmachen wird, dann ist sie der Schl\u00fcssel.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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Er ist Herausgeber der FondsFibel f\u00fcr Stiftungen & NPOs, dem f\u00fchrenden Nachschlagewerk f\u00fcr Stiftungsfonds und stiftungsgeeignete Fonds (www.fondsfibel.de), Vortr\u00e4ge h\u00e4lt er vor allem zum Thema \u201aStiftungen und ihr Weg in die digitale Welt\u2018. F\u00fcr beide Themen betreibt er den Blog #stiftungenst\u00e4rken.\",\"sameAs\":[\"https:\/\/www.fondsfibel.de\"],\"url\":\"https:\/\/stiftungsmarktplatz.eu\/blog\/author\/tobias-karow\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Mit Software tun sich viele Stiftungen hart - Der Stiftungsblog f\u00fcr die Stiftungspraxis","description":"Digitalisierung. Diese immer gleiche Antwort auf die immer gleiche Frage besch\u00e4ftigt nat\u00fcrlich auch Stiftungen. Jedoch sind es eben nicht nur Themen wie Website, Newsletter oder Social Media, denen sich Stiftungen speziell widmen m\u00fcssen, es braucht auch das Besch\u00e4ftigen mit der richtigen Auswahl von Software im Allgemeinen. 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