{"id":1013,"date":"2020-05-13T12:22:48","date_gmt":"2020-05-13T10:22:48","guid":{"rendered":"https:\/\/stiftungsmarktplatz.eu\/blog\/?p=1013"},"modified":"2020-07-03T13:17:34","modified_gmt":"2020-07-03T11:17:34","slug":"prozess-vs-projekt-vs-performance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/stiftungsmarktplatz.eu\/blog\/prozess-vs-projekt-vs-performance\/","title":{"rendered":"Prozess vs. Projekt vs. Performance"},"content":{"rendered":"Lesezeit: <\/span> 6<\/span> Minuten<\/span><\/span>\n

Sie kennen das sicher, obwohl momentan kein Bundesliga-Fu\u00dfball gespielt wird. Manchmal ist die Summe aus elf einzelnen Spielern einfach nur elf, und manchmal ist die Summe der Leistungen der Einzelspieler etwas oder ein ganzes St\u00fcck mehr als elf. Das unterscheidet eine gute von einer sehr guten und eine sehr gute von einer Spitzenmannschaft. F\u00fcr ihre Digitalstrategie sollten sich Stiftungen hieran Anleihen nehmen, aber auch bei Thomas Edison, dem Erfinder der Gl\u00fchlampe, sollten sie einmal nachschlagen.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Der j\u00fcngste Aufruf unter anderem der Spitzenverb\u00e4nde des Dritten Sektors, diesen vielf\u00e4ltig zu unterst\u00fctzen, erhielt auch einen Passus zur Digitalisierung. Es braucht Unterst\u00fctzung, um Digitalisierungsprojekte in Stiftungen und Vereinen voranzubringen, so las es sich aus dem offenen Brief heraus. Das brachte und bringt mich aber zu der Frage, was ist eigentlich Digitalisierung im Stiftungssektor, was es bedeutet, hier Projekte voranzubringen und auf welchen Ebenen bewegt sich das Ganze eigentlich? Zugegeben, wir werden an dieser Stelle nicht alles beantworten k\u00f6nnen, aber ein paar Gedanken formulieren wir dazu dann doch. Denn Digitalisierung ist nicht die Antwort auf alle Fragen, die sich Stiftungen heute zu ihrer Zukunft stellen. Digitalisierung ist viel mehr als der Einsatz von Software oder das Fundraising via Crowd Funding. Digitalisierung ist letztlich eine Hausaufgabe, und wie das bei Hausaufgaben so ist, selten ist es mit einem Fach getan.<\/p>\n\n\n\n

HAUSAUFGABEN M\u00dcSSEN GEMACHT WERDEN<\/h2>\n\n\n\n

Schauen wir also einmal auf drei Hausaufgaben, die Stiftungen, wollen sie von der digitalen Welt nicht abgeh\u00e4ngt werden, einfach im Auge und auch irgendwann erledigt haben sollten. Einmal sind es die Prozesse in einer Stiftung, die digitaler werden k\u00f6nnen. Hier geht es eher um die \u00fcbergeordnete Perspektive als das Mikromanagement, hier ist eher weniger mehr. Die Prozesse in einer Stiftung sind all das, was Stiftungen ausmachen. Da ist Zwecksph\u00e4re, nat\u00fcrlich die Verm\u00f6gensanlage, das B\u00fcromanagement, die Pflege und Akquise von Spendern, Unterst\u00fctzern und anderen Begleitern. Hinter diesen Aufgaben stecken Prozesse, die durch digitale Abl\u00e4ufe bzw. Arbeitsg\u00e4nge im Digitalen vereinfacht, verschlankt und durchaus auch verbessert werden k\u00f6nnen. Daf\u00fcr m\u00fcssen Stiftungen nat\u00fcrlich ihre Prozesse kennen, und das ist manchmal verst\u00e4ndlicherweise gar nicht so einfach. Machen wir mal ein Beispiel.<\/p>\n\n\n\n

EINE DANKESMAIL DARF DEN SPENDER SCHON ERREICHEN – AUTOMATISCH<\/h2>\n\n\n\n

Eine Stiftung bekommt eine zweckgebundene Spende, der Spender ist neu, er ist bisher in der Stiftung noch nicht bekannt. Also muss der Spender zun\u00e4chst erfasst werden, es muss ein Datensatz von ihm angelegt werden, der noch um individuelle Informationen angereichert wird. Dann muss die Spende richtig verbucht werden, dazu muss eine Spendenbescheinigung erstellt und versendet werden, der erfolgreiche Geldeingang mit einer netten Dankesmail flankiert werden. Nicht zuletzt kann es sein, dass die Spende ver\u00f6ffentlicht wird, also muss sie in der Kommunikation der Stiftung verortet werden. Wenn Fundraising Vertrieb ist, dann ist der Prozess das, was hinter dem Vertrieb steht, was ihn erst erfolgreich macht bzw. unterf\u00fcttert. Sieht der Prozess nun bisher so aus, dass der Spender an einer Stelle erfasst wird, an anderer Stelle dessen Spende verbucht wird und wieder an anderer Stelle die Danksagung bzw. der Link in die Kommunikation ge\u00f6ffnet wird, so letztere \u00fcberhaupt von der Spende erf\u00e4hrt, dann f\u00fchrt dies bei steigendem Spendenaufkommen einerseits bzw. wachsendem Aufgabenumfang insgesamt andererseits diesen Ablauf \u00fcberfordern. An irgendeiner Stelle bricht der Prozess ab. Es werden keine Daten angelegt, oder der Datensatz ist nicht komplett, die Spende wird nicht best\u00e4tigt oder es wird sich nicht bedankt. In vielen Stiftungen gibt es zudem viele Daten, die aber recht veraltet sind.<\/p>\n\n\n\n

ALLES CLOUD ODER WAS?<\/h2>\n\n\n\n

All das ist kein Drama, klar, und viele Stiftungen werden zu Recht einwerfen, dass die vier f\u00fcnf Spenden im Jahr kein Softwareprogramm brauchen, aber durch einen im Digitalen angelegten Prozess k\u00f6nnten auch diese Stiftungen ihre Handlungstr\u00e4ger entlasten. Es geht ja auch darum, Stiftungen zukunftsfest aufzustellen und die Verantwortlichen f\u00fcr die k\u00fcnftigen Aufgabenumf\u00e4nge zu wappnen, daher braucht es heute \u00dcberlegungen, die Prozesse einmal zu verschlanken und zum anderen daf\u00fcr dann auch digitale Werkzeuge zu nutzen. Ein gutes Datenverwaltungsprogramm bzw. eine auf die Bed\u00fcrfnisse von Stiftungen zugeschnittene Stiftungssoftware, Cloud-basiert, macht bspw. die Spenderinformationen allen mit der Aufgabe betrauten Personen zug\u00e4nglich, die einzelnen m\u00f6glichen Arbeitsschritte werden sichtbar gemacht und dann eben zur Erledigung aufgereiht. Ein netter aber nicht zu untersch\u00e4tzender Nebeneffekt entsteht hier durch die mit der Spende verbundene Transparenz. Eine Stiftung kann zeigen, wo sie Spenden prozessual wie verortet und bearbeitet, das schafft Vertrauen bei all jenen, die der Stiftung wohl gesonnen sind und k\u00fcnftig eben auch \u00fcberlegen werden, der Stiftung Mittel zukommen zu lassen.<\/p>\n\n\n\n

SO LIVE WIE EIN VIDEO WIRD EIN BERICHT NIE SEIN<\/h2>\n\n\n\n

Der Prozess bzw. die Prozesse sind aber nur eine Sph\u00e4re, in der die digitalen Werkzeuge Stiftungen helfen k\u00f6nnen, etwas schlagkr\u00e4ftiger zu werden. Bei den Prozessen anzusetzen ist sicherlich der schwierigste Weg, weil dies bedeutet, die bisherigen Prozesse in ihre Einzelteile zu zerlegen und dann ggf. neu zusammenzusetzen. Auf Ebene der Projekte anzusetzen, kann einer Stiftung Erfahrungswerte mit digitalen Tools sichern und Wege aufzeigen, die irgendwann die ganze Stiftung als Organisation erfassen k\u00f6nnten. Durch digitale Tools werden Projekte anfassbar, da Daten gesammelt und die Wirkung des Tuns der Stiftung gezeigt werden kann. Anfassbar werden Projekte aber auch durch Bilder-, Video- oder Podcastmaterial, das in den Projekten entsteht, praktisch live auf die Website oder andere Plattformen gestellt wird und eben Nutzer nicht nur \u201eum die Ecke\u201c sondern auch weit dar\u00fcber hinaus erreicht. Hier h\u00e4lt die digitale Welt gro\u00dfe Nutzenpotentiale f\u00fcr Stiftungen bereit, nur braucht es daf\u00fcr auch einige Voraussetzungen, damit dies funktioniert.<\/p>\n\n\n\n

JAHRESBERICHT EINER STIFTUNG PL\u00d6TZLICH YESTERDAY<\/h2>\n\n\n\n

Auch hier braucht es Datenbanken, in denen Daten und Hintergr\u00fcnde erfasst werden, auch hier braucht es Werkzeuge die Daten tiefer auszuwerten und auch aufzubereiten. Einen Excel-Chart mit den geheilten Probanden zu zeigen, mit roten und blauen Balken auf grauem Grund und schwarzer Umrandung, das holt heute und erst recht morgen keinen mehr hinter dem Ofen vor. Aber auf Basis einer Datensammlung mehrere Diagramme auf der Website via Knopfdruck parat zu haben, das hat Charme, das zeigt, dass hier eine Organisation lieferf\u00e4hig ist. Nur braucht es daf\u00fcr sicherlich ein kleines Grafiktool, eine Datenbank, und jemand der am besten aus dem Projekt heraus die Daten nicht erst auf einem Blatt Papier sammelt sondern via Handy direkt in die Datenbank einpflegt, die dann wiederum die Basis f\u00fcr Grafiken ist \u2013 und auch f\u00fcr Ausf\u00fchrungen zur Projektarbeit etwa im T\u00e4tigkeitsbericht der Stiftung. Und nat\u00fcrlich, jedes ein Tag alte Video ist relevanter als der x-te Bericht zu den T\u00e4tigkeiten im Jahresbericht, der im zweiten oder dritten Quartal des Folgejahres die Errungenschaften preist. Da ist der gedruckte Jahresbericht pl\u00f6tzlich ganz sch\u00f6n yesterday.<\/p>\n\n\n\n

SCHON MAL \u00dcBER E-MAGAZINE NACHGEDACHT?<\/h2>\n\n\n\n

\u00dcberhaupt Jahresbericht. Haben Sie schon mal f\u00fcr Ihre Stiftung dar\u00fcber nachgedacht, Ihren Jahresbericht als E-Magazin rein online zu erstellen und dieses E-Mag dann einfach auf Ihre Website zu stellen und den Redaktionen der Fachmedien im Stiftungsbereich den Link zum Schm\u00f6kern zu schicken? Derlei spart nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Ressourcen, und den Nutzer beim Bl\u00e4ttern zuzuschauen, liefert wertvolle Einsichten zu dem, was beim Jahresbericht wirklich interessiert. Bei einem gedruckten Exemplar erfahren Stiftungen das nie, und vielleicht werden dadurch auch viele Jahres- oder T\u00e4tigkeitsberichte an den eigentlichen Interessen der Nutzer und Leser bzw. der Spender und Begleiter vorbei produziert. So etwas in die digitale Welt zu verlagern, macht an vielen Stellen Sinn, nicht nur dass schon allein ein nicht gedruckter Jahresbericht das F\u00e4llen eines Baumes spart.<\/p>\n\n\n\n

DAS BESTE TOOL IST GERADE GUT GENUG<\/h2>\n\n\n\n

Prozesse und Projekte sind also zwei Facetten, bei der die digitale Welt Mehrwerte f\u00fcr Stiftungen bereith\u00e4lt. Es gibt aber auch noch eine dritte Ebene, auf der Stiftungen sich der digitalen Werkzeuge bedienen k\u00f6nnten. Bei der Digitalisierung geht es auch um Performance, also um Leistung. Wenn ich auf der Ebene Prozess im Digitalen noch nicht unterwegs bin, und meine Projekte eine digitale Multi-Media-Story nicht hergeben, dann kann ich immer noch sagen, ich nutze f\u00fcr einzelne Aufgaben digitale Tools. In der Verm\u00f6gensverwaltung ein Programm zu nutzen, dass mir f\u00fcr den Steuerberater meine s\u00e4mtlichen steuerrelevanten Transaktionen sortiert, auf Basis der jeweils j\u00fcngsten Rechtslage, das kann dem Steuerberater oder Wirtschaftspr\u00fcfer enorm Aufwand sparen, der Stiftung wiederum gibt es Sicherheit, dass hinsichtlich der steuerlichen Erfassung etwa von Ertr\u00e4gen alles zu 1.000% passt. Solche Programme kosten ein paar hundert Euro in Jahr, sparen aber Aufw\u00e4nde, die weit dar\u00fcber liegen, nicht nur beim Steuerberater, sondern auch bei den Stiftungsverantwortlichen selbst. Hier dann auf das beste Programm, das manchmal das einzige ist, zur\u00fcckzugreifen, versteht sich dann schon fast von selbst. Im Nebeneffekt unterst\u00fctzt eine Stiftung auf diese Weise auch das Verm\u00f6genscontrolling, st\u00e4rkt also durch ein professionelleres Tool an einer Stelle auch das Agieren an einer anderen Stelle.<\/p>\n\n\n\n

WIE BEI THOMAS EDISON MUSS NICHT LAUFEN<\/h2>\n\n\n\n

Oder schauen wir uns Fundraising-Software an. Viele Stiftungen wollen Fundraising machen, weil sie in ihren Augen Fundraising machen m\u00fcssen. Sonst sei Ebbe auf der Einnahmeseite, hei\u00dft es dann immer. OK, akzeptieren wir, aber dann brauche ich, damit derlei schnell Effekte zeigt, das beste Tool, das ich als Stiftung kriegen kann, Nat\u00fcrlich kann eine Stiftung bzw. k\u00f6nnen ihre Verantwortlichen auch bei Thema Fundraising agieren wie einst Thomas Edison, der sagte, er sei beim Erfinden der Gl\u00fchlampe nicht 1.000 mal gescheitert, bevor es schlussendlich doch klappte, sondern es fand einfach 1.000 Wege, wie es nicht funktioniert. In meinen Augen ist diese Strategie f\u00fcr Stiftungen nicht zielf\u00fchrend, denn wenn ich fundraise, gibt eine der Spender eigentlich nicht mal den Raum f\u00fcr eine zweite Chance, geschweige denn f\u00fcr 1.000. Insofern braucht es \u201ethe hottest shit\u201c, wie es neudeutsch so sch\u00f6n hei\u00dft, es braucht die Fundraising-Software, die Fundraising-Aktivit\u00e4ten zielgerichtet unterst\u00fctzt, sich einfach auf der Website implementieren l\u00e4sst und die dem Spender den Spa\u00df am Spenden vermittelt \u2013 weil es einfach ist und weil das Geld schnell an der richtigen Stelle ankommt.
<\/p>\n\n\n\n

ZUSAMMENGEFASST<\/h2>\n\n\n\n

Die digitale Welt ist kein Urwald, und es ist auch keine, die sich sofort erschlie\u00dft. Aber sie ist eine, die viele M\u00f6glichkeiten f\u00fcr professionelleres Stiftungshandeln aufzeigt, und doch einige Hausaufgaben verlangt. Vielleicht setzen Stiftungen direkt bei den Prozessen an, oder sie machen erst einmal ihre Projekte anfassbar, oder suchen sich im ersten Schritt die besten Tools f\u00fcr eine Einzelaufgabe. All das hat seine Berechtigung, und den Thomas-Edison-Moment, den brauchen Stiftungen eigentlich nicht. Bis auf das Erfolgserlebnis, und da kann die digitale Welt f\u00fcr Stiftungen und ihre Aufgabenstellungen relativ schnell relativ viel liefern.
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Er ist Herausgeber der FondsFibel f\u00fcr Stiftungen & NPOs, dem f\u00fchrenden Nachschlagewerk f\u00fcr Stiftungsfonds und stiftungsgeeignete Fonds (www.fondsfibel.de), Vortr\u00e4ge h\u00e4lt er vor allem zum Thema \u201aStiftungen und ihr Weg in die digitale Welt\u2018. F\u00fcr beide Themen betreibt er den Blog #stiftungenst\u00e4rken.\",\"sameAs\":[\"https:\\\/\\\/www.fondsfibel.de\"],\"url\":\"https:\\\/\\\/stiftungsmarktplatz.eu\\\/blog\\\/author\\\/tobias-karow\\\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Prozess vs. Projekt vs. Performance - Der Stiftungsblog f\u00fcr die Stiftungspraxis","description":"Sie kennen das sicher, obwohl momentan kein Bundesliga-Fu\u00dfball gespielt wird. Manchmal ist die Summe aus elf einzelnen Spielern einfach nur elf, und manchmal ist die Summe der Leistungen der Einzelspieler etwas oder ein ganzes St\u00fcck mehr als elf. 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